Εάν οι συναλλαγές στο λογαριασμό σας QuickBooks έχουν συσσωρευτεί, ίσως προσπαθήσατε να τις διαγράψετε. Μόνο για να ανακαλύψετε ότι δεν είναι τόσο εύκολο όσο νομίζατε αρχικά.
Για να κάνετε τα πράγματα πιο περίπλοκα, η μαζική διαγραφή συναλλαγών δεν είναι διαθέσιμη στο QuickBooks Online. Αλλά δεν υπάρχει λόγος να ανησυχείτε. Αυτό το άρθρο στοχεύει να σας βοηθήσει να απαλλαγείτε από τα πλεονάζοντα δεδομένα με σχετική ευκολία.
Επιπλέον, θα λάβετε μερικές επιπλέον συμβουλές σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης συναλλαγών με QuickBooks.
Πριν ξεκινήσεις
Για να διαγράψετε μερικές συναλλαγές με μία κίνηση, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Batch Delete / Void Transactions.
πώς να αλλάξετε έναν προεπιλεγμένο λογαριασμό Google
Αυτό το εργαλείο / επιλογή παρέχεται με το QuickBooks Desktop Accountant 2017. Και το ίδιο ισχύει για το Enterprise and Enterprise Accountant 17.0 ή μεταγενέστερη έκδοση.
Πρέπει να συνδεθείτε ως εξωτερικός λογιστής ή διαχειριστής. Δεν υποστηρίζεται το multi-currency κατά τη διαγραφή πολλών συναλλαγών.
Επιπλέον, υπάρχουν ορισμένες συναλλαγές που δεν μπορείτε να διαγράψετε μαζικά καθόλου.
- Μισθοί
- Τιμολόγια με επιστροφή χρημάτων (αντικείμενα, χιλιόμετρα ή ώρες)
- Συναλλαγές σε κλειστή περίοδο
- Έλεγχοι ευθύνης μισθοδοσίας
- Ηλεκτρονικές πληρωμές λογαριασμών
- Τιμολόγια με χρεώσιμο κόστος και χρόνο
- Πληρωμές φόρου πωλήσεων
Συναλλαγές μαζικής διαγραφής - Οδηγός βήμα προς βήμα
Βήμα 1
Εκκινήστε τα QuickBooks, μεταβείτε στο Αρχείο και κάντε κλικ στο Εναλλαγή σε λειτουργία ενός χρήστη. Μερικές φορές υπάρχει επίσης μια επιλογή εναλλαγής σε λειτουργία πολλών χρηστών, μην κάνετε κλικ σε αυτήν. Διαφορετικά, δεν θα μπορείτε να προχωρήσετε σε περαιτέρω ενέργειες.
Βήμα 2
Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Λογιστή και κάντε κλικ στο Διαγραφή παρτίδων / Ακύρωση συναλλαγών. Επιλέξτε τις συναλλαγές που θέλετε να απαλλαγείτε. Μπορείτε να το κάνετε από τη λίστα των διαθέσιμων συναλλαγών.
Βήμα 3
Κάντε κλικ στο Review & Void για να προχωρήσετε σε περαιτέρω ενέργειες. Αυτή η επιλογή είναι επίσης διαθέσιμη ως Έλεγχος & Διαγραφή. Σε κάθε περίπτωση, κάνει το ίδιο πράγμα.
Βήμα 4
Τώρα, κάντε κλικ σε ένα από τα δύο κουμπιά - Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και άκυρο ή Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και διαγραφή. Αυτή η ενέργεια είναι προαιρετική και μπορείτε να επιλέξετε μόνο Άκυρο ή Διαγραφή μόνο από το αναπτυσσόμενο μενού.
Για να αποκαλύψετε το μενού, κάντε κλικ στο βέλος προς τα κάτω δίπλα στα παραπάνω κουμπιά. Αυτό δεν είναι, πρέπει απλώς να επιβεβαιώσετε κάνοντας κλικ στο Ναι.
Επαγγελματική συμβουλή:
Εάν πρέπει να διατηρήσετε αρχείο των διαγραμμένων ή ακυρωμένων συναλλαγών, το QuickBooks σας δίνει την επιλογή να τα εκτυπώσετε.
Επιλέξτε Προβολή διαγραμμένης / άκυρης αναφοράς συναλλαγής και πατήστε Ctrl / Cmd + P για να την εκτυπώσετε. Μπορείτε επίσης να ακολουθήσετε τη μεγάλη διαδρομή και να επιλέξετε Εκτύπωση από το μενού Αρχείο.
Εναλλακτική μέθοδος
Αυτή η μέθοδος ισχύει για μαζικές διαγραφές συναλλαγών τραπεζικής ροής. Να τι πρέπει να κάνετε:
Βήμα 1
Επιλέξτε το μενού Banking και επιλέξτε τον λογαριασμό σας. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην επιλογή 'Για έλεγχο' και επιλέξτε τις συναλλαγές που θέλετε να καταργήσετε.
Βήμα 2
Πατήστε το κουμπί Μαζικές ενέργειες και επιλέξτε Εξαίρεση επιλεγμένων. Τώρα, μπορείτε να μεταβείτε στην ενότητα Εξαιρούμενα και να επιλέξετε τις δεδομένες συναλλαγές για άλλη μια φορά.
Επιλέξτε ξανά το κουμπί Δράσεις παρτίδας και επιλέξτε Διαγραφή από το μενού.
Σημείωση:
Όσοι θέλουν να καταργήσουν το γράφημα με τις συναλλαγές λογαριασμών, πρέπει να τα διαγράψουν ένα προς ένα. Ωστόσο, υπήρξαν κάποιες φήμες ότι τα QuickBooks θα περιλαμβάνουν επιλογή μαζικής διαγραφής για αυτό στο μέλλον.
Διαγραφή συναλλαγών ένα προς ένα
Αυτή η μέθοδος είναι κάπως ευκολότερη. Και πάλι, ισχύει για το QuickBooks Desktop και πρέπει να συνδεθείτε με δικαιώματα διαχειριστή.
Βήμα 1
Ανοίξτε τα QuickBooks, μεταβείτε στο κύριο μενού και επιλέξτε Λίστες. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Διάγραμμα λογαριασμών - εμφανίζεται στο αναπτυσσόμενο μενού.
Βήμα 2
Μεταβείτε στον λογαριασμό που περιέχει τις συναλλαγές που θέλετε να διαγράψετε και πατήστε Άνοιγμα. Περιηγηθείτε σε όλες τις συναλλαγές και βρείτε αυτήν που θέλετε να καταργήσετε. Σημειώστε ότι οι συναλλαγές εμφανίζονται με τη σειρά της επιλογής σας και μπορείτε να το αλλάξετε.
Βήμα 3
Μόλις μεταβείτε στη συναλλαγή που θέλετε, επιλέξτε Επεξεργασία από το κύριο μενού και κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή. Υπάρχει ένα αναδυόμενο μήνυμα επιβεβαίωσης και πατάτε OK για επιβεβαίωση.
Σύνθετες επιλογές φιλτραρίσματος
Εάν εκτελέσετε όλες τις συναλλαγές σας μέσω QuickBooks, οι επιλογές φιλτραρίσματος ενδέχεται να επιταχύνουν σημαντικά την αφαίρεση των πλεονασμάτων.
Πρώτον, το QuickBooks σας επιτρέπει να εφαρμόσετε φίλτρα με βάση τον τύπο συναλλαγής. Και το καλύτερο είναι ότι μπορείτε να τα ακυρώσετε ή να τα διαγράψετε σύμφωνα με το φίλτρο. Μεταβείτε στην επιλογή Τύπος συναλλαγής, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα της και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στον συγκεκριμένο τύπο συναλλαγής.
Αυτά περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
- Πιστώσεις λογαριασμού
- Επιταγές πληρωμής λογαριασμού
- Επιταγές επιστροφής χρημάτων
- Επιστροφές λογαριασμών
- Οικονομικές χρεώσεις
Εκτός από αυτό, μπορείτε να φιλτράρετε τις συναλλαγές κατά ημερομηνία. Εντός της Διαθέσιμης Συναλλαγής, μεταβείτε στην επιλογή Εμφάνιση συναλλαγών από και κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα της.
Εκεί μπορείτε να επιλέξετε Τελευταία τροποποιημένη ημερομηνία, Εισαγωγή ημερομηνίας και Ημερομηνία συναλλαγής. Επιπλέον, τα QuickBooks σας δίνουν τη δυνατότητα απόκρυψης ή εμφάνισης ακυρωμένων ή συνδεδεμένων συναλλαγών.
Για απόκρυψη ή εμφάνιση ενός, απλώς κάντε κλικ στο πλαίσιο μπροστά από την αντίστοιχη επιλογή. Αυτά βρίσκονται δίπλα στο αναπτυσσόμενο μενού Τύπος συναλλαγής.
Κάντε τα βιβλία σας παρθένα καθαρά
Προς το παρόν, η μαζική διαγραφή συναλλαγών QuickBooks είναι πιθανώς πιο αποτελεσματική από ό, τι είχατε διαπραγματευτεί. Κυρίως λόγω ασφάλειας ή ορισμένων κανονισμών που διαμορφώνουν την υπηρεσία.
Ποια είναι η γνώμη σας για αυτό; Γιατί πιστεύετε ότι τα QuickBooks καθιστούν δύσκολη τη διαγραφή πολλαπλών συναλλαγών; Μοιραστείτε τις σκέψεις σας με την υπόλοιπη κοινότητα του TJ στην παρακάτω ενότητα σχολίων.
