Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να χωρίσετε τις πληροφορίες σε μικρότερα κομμάτια. Η εύρεση των δεδομένων που χρειάζεστε και ο χειρισμός τους είναι ένας σημαντικός στόχος για πολλούς χρήστες του Excel.
Εάν έχετε το πλήρες όνομα ενός ατόμου, ίσως χρειαστεί να μηδενίσετε μόνο το όνομα ή το επώνυμό του. Για παράδειγμα, εάν στέλνετε ένα φιλικό αυτοματοποιημένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους πελάτες σας, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τα ονόματά τους για να αποφύγετε να ακούγονται απρόσωπα. Αν ψάχνετε για μια λίστα ερωτηθέντων της δημοσκόπησης, ίσως είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε τα επώνυμά τους ή να αποκρύψετε τα επώνυμά τους για να διατηρήσετε την ανωνυμία σας.
Το Excel κάνει αυτήν τη διαδικασία απλή και υπάρχουν πολλές διαφορετικές προσεγγίσεις που μπορείτε να ακολουθήσετε. Εδώ είναι ένα σεμινάριο που θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ξεχωριστές στήλες Όνομα και Επώνυμο χρησιμοποιώντας τύπους. Καλύπτουμε επίσης το ζήτημα των μεσαίων ονομάτων.
Τύποι Excel για διαχωρισμό ονομάτων σε μέρη
Από πού ξεκινάς;
Διαχωρισμός των πρώτων ονομάτων
Αυτός είναι ο γενικός τύπος:
= ΑΡΙΣΤΕΡΑ (κελί, FIND (, κελί, 1) -1)
Για να το εκτελέσετε, αντικαταστήστε το κύτταρο με το δείκτη κελιού που περιέχει το πρώτο πλήρες όνομα που θέλετε να διαχωρίσετε. Σε αυτό το παράδειγμα, θέλετε να επιλέξετε B2 και να εισαγάγετε τον τύπο:
= ΑΡΙΣΤΕΡΑ (A2, FIND (, A2,1) -1)
Ωστόσο, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι σε ορισμένες συσκευές, αυτός ο τύπος χρησιμοποιεί ερωτηματικά αντί κόμματα. Επομένως, εάν ο παραπάνω τύπος δεν λειτουργεί για εσάς, ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη έκδοση:
= ΑΡΙΣΤΕΡΑ (κελί; ΒΡΕΙΤΕ (; κελί; 1) -1)
Στο παράδειγμα, θα χρησιμοποιούσατε:
= ΑΡΙΣΤΕΡΑ (A2; FIND (; A2; 1) -1)
Τώρα μπορείτε απλά να σύρετε τη λαβή πλήρωσης προς τα κάτω στο τέλος της στήλης Όνομα.
Η λειτουργία ΑΡΙΣΤΕΡΑ σάς επιτρέπει να διαχωρίζετε μια συμβολοσειρά, ξεκινώντας από το αριστερό άκρο του κειμένου. Το μέρος FIND αυτού του τύπου εντοπίζει το πρώτο κενό στο πλήρες όνομα, οπότε λαμβάνετε το μέρος του πλήρους ονόματος που έρχεται πριν από έναν κενό χώρο.
Ως εκ τούτου, τα ενωτικά ονόματα παραμένουν μαζί, και τα ονόματα που περιέχουν ειδικούς χαρακτήρες. Ωστόσο, η στήλη Πλήρες όνομα δεν θα περιέχει μεσαία ονόματα ή μεσαία αρχικά.
Κόμμα ή ερωτηματικό;
Γιατί δεν είναι η ίδια φόρμουλα για όλους;
Για πολλούς χρήστες του Excel, οι λειτουργίες του Excel χρησιμοποιούν κόμματα για να διαχωρίσουν τα δεδομένα εισόδου. Αλλά σε ορισμένες συσκευές, οι τοπικές ρυθμίσεις είναι διαφορετικές.
Για να ανακαλύψετε ποιο σύμβολο χρησιμοποιείται από το Excel, απλώς ξεκινήστε να πληκτρολογείτε τον τύπο. Όταν ξεκινήσετε εισάγετε = ΑΡΙΣΤΕΡΑ ( , θα δείτε ένα κείμενο αιωρήματος που θα προτείνει τη σωστή μορφοποίηση.
Διαχωρισμός επωνυμιών
Ακολουθήστε την ίδια προσέγγιση για το διαχωρισμό των επώνυμων. Αυτή τη φορά, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον τύπο ΔΕΞΙΑ, ο οποίος διαχωρίζει τις χορδές ξεκινώντας από τη δεξιά πλευρά.
Ο τύπος που χρειάζεστε είναι:
= ΔΕΞΙΟ (κελί, LEN (κελί) - ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (#, ΥΠΟΤΥΠΟ) (κελί,, #, LEN (κελί) - LEN (ΥΠΟΤΥΠΟΣ (κελί,))))))
Στο παραπάνω παράδειγμα, θα χρησιμοποιήσετε τον ακόλουθο τύπο στο κελί C2:
= ΔΕΞΙΟ (A2, LEN (A2) - ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (#, ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ (A2 ,, #, LEN (A2) - LEN (ΥΠΟΤΥΠΟΣ (A2 ,,))))))
Για άλλη μια φορά, ίσως χρειαστεί να αλλάξετε από το κόμμα σε ερωτηματικό, που σημαίνει ότι ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε:
= ΔΕΞΙΟ (A2; LEN (A2) - SEARCH (#; SUBSTITUTE (A2 ;; #; LEN (A2) - LEN (SUBSTITUTE (A2 ;;))))))
Τα ενωτικά επώνυμα και τα επώνυμα με ειδικούς χαρακτήρες παραμένουν ανέπαφα.
Γιατί αυτή η φόρμουλα είναι πιο περίπλοκη από αυτή για τα ονόματα; Είναι πιο δύσκολο να διαχωριστούν τα μεσαία και τα μεσαία αρχικά από τα επώνυμα.
Εάν θέλετε τα μεσαία ονόματα και τα αρχικά να εμφανίζονται με τα επώνυμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο:
= ΔΕΞΙΑ (κελί, LEN (κελί) - ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (, κελί))
ή:
= ΔΕΞΙΟ (A2, LEN (A2) - ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (, A2))
ή:
= ΔΕΞΙΟ (A2; LEN (A2) - ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (; A2))
Τι γίνεται όμως αν θέλετε να διαχωρίσετε τα μεσαία ονόματα; Αυτό είναι λιγότερο κοινό, αλλά μπορεί να είναι χρήσιμο να γνωρίζετε.
Διαχωρισμός μεσαίων ονομάτων
Ο τύπος για τα μεσαία ονόματα είναι ο ακόλουθος:
προσθέστε μουσική στο ipod nano χωρίς iTunes
= MID (κελί, ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (, κελί) + 1, ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (, κελί, ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (, κελί) +1) - ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (, κελί) -1)
Στο παραπάνω παράδειγμα, λαμβάνετε:
= MID (A2, ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (, A2) + 1, ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (, A2, ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (, A2) +1) - ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (, A2) -1)
Εάν το Excel σας χρησιμοποιεί ερωτηματικά, ο τύπος είναι:
= MID (A2; SEARCH (; A2) + 1; SEARCH (; A2; SEARCH (; A2) +1) - SEARCH (; A2) -1)
Αφού εισαγάγετε τον τύπο, σύρετε τη λαβή πλήρωσης προς τα κάτω. Ακολουθεί μια στήλη μεσαίου ονόματος που προστέθηκε στο παραπάνω παράδειγμα:
Εάν το πλήρες όνομα δεν περιέχει μεσαίο όνομα ή αρχικό, λαμβάνετε μηδενικές τιμές σε αυτήν τη στήλη, οι οποίες ενδέχεται να εμφανίζονται ως #VALUE !. Για να αποκτήσετε κενά κελιά στη θέση του # VALUE !, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση IFERROR.
Στη συνέχεια, ο τύπος σας γίνεται:
= IFERROR (MID (κελί, ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (, κελί) + 1, ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (, κελί, ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (, κελί) +1) - ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (, κελί) -1), 0)
ή:
= IFERROR (MID (A2, SEARCH (, A2) + 1, SEARCH (, A2, SEARCH (, A2) +1) - SEARCH (, A2) -1), 0)
ή:
= IFERROR (MID (A2; SEARCH (; A2) + 1; SEARCH (; A2; SEARCH (; A2) +1) - SEARCH (; A2) -1); 0)
Μία προσέγγιση για το διαχωρισμό πολλαπλών μεσαίων ονομάτων
Τι συμβαίνει εάν κάποιος στη λίστα σας έχει πολλά μεσαία ονόματα; Χρησιμοποιώντας τον παραπάνω τύπο, θα ανακτηθεί μόνο το πρώτο μεσαίο τους όνομα.
Για να επιλύσετε αυτό το ζήτημα, μπορείτε να δοκιμάσετε μια διαφορετική προσέγγιση για το διαχωρισμό των μεσαίων ονομάτων. Εάν έχετε δημιουργήσει στήλες ονόματος και επώνυμου, μπορείτε απλώς να τις κόψετε. Ό, τι απομένει θα μετρήσει ως το μεσαίο όνομα.
Αυτός ο τύπος είναι:
= TRIM (MID (cell1, LEN (cell2) + 1, LEN (cell1) -LEN (cell2 & cell3)))
Εδώ, το κελί 1 αναφέρεται στο δείκτη κελιού κάτω από τη στήλη Πλήρες όνομα, το κελί2 αναφέρεται στο δείκτη κελιού κάτω από τη στήλη Όνομα, ενώ το κελί3 αναφέρεται στο δείκτη κελιού κάτω από τη στήλη Επώνυμο. Στο παραπάνω παράδειγμα, έχουμε:
= TRIM (MID (A2, LEN (B2) + 1, LEN (A2) -LEN (B2 & D2))))
ή:
= TRIM (MID (A2; LEN (B2) +1; LEN (A2) -LEN (B2 & D2)))
Εάν ακολουθήσετε αυτόν τον τύπο, δεν θα χρειάζεται να ανησυχείτε για μηδενικές τιμές.
Γρήγορη ανακεφαλαίωση
Ακολουθούν οι τύποι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να χωρίσετε τα πλήρη ονόματα σε μέρη:
Μικρά ονόματα: = ΑΡΙΣΤΕΡΑ (κελί, FIND (, κελί, 1) -1)
Επώνυμα: = ΔΕΞΙΟ (κελί, LEN (κελί) - ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (#, ΥΠΟΤΥΠΟ) (κελί,, #, LEN (κελί) - LEN (ΥΠΟΤΥΠΟΣ (κελί,))))))
Μεσαία ονόματα: = IFERROR (MID (κελί, ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (, κελί) + 1, ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (, κελί, ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (, κελί) +1) - ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ (, κελί) -1), 0)
Εναλλακτική φόρμουλα για μεσαία ονόματα: = TRIM (MID (cell1, LEN (cell2) + 1, LEN (cell1) -LEN (cell2 & cell3)))
Διαχωρισμός ονόματος και επωνύμου χωρίς τη χρήση τύπων
Εάν δεν θέλετε να πληκτρολογήσετε μια σειρά από τύπους που ενδέχεται να εισαχθούν λανθασμένα, εκμεταλλευτείτε τον ενσωματωμένο οδηγό μετατροπής κειμένου σε στήλες του Excel.
- Βεβαιωθείτε ότι το Δεδομένα Η καρτέλα επιλέγεται από το μενού στο επάνω μέρος και επισημάνετε τη στήλη που θέλετε να μετατρέψετε.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Κείμενο σε στήλες .
- Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε Οριοθετημένο επιλέγεται και κάντε κλικ στο Επόμενο
. - Τώρα, επιλέξτε Χώρος από τις επιλογές και κάντε κλικ Επόμενο .
- Στη συνέχεια, αλλάξτε το Προορισμός προς την$ B $ 2και κάντε κλικ Φινίρισμα.
Το τελικό αποτέλεσμα θα πρέπει να μοιάζει με αυτό.
.
Το τελικό αποτέλεσμα θα πρέπει να μοιάζει με αυτό.
Ένα τελικό Word
Υπάρχουν πολλοί άλλοι τρόποι επίλυσης αυτού του προβλήματος στο Excel. Εάν καμία από τις διαθέσιμες επιλογές δεν κάνει αυτό που χρειάζεστε, κάντε περισσότερη έρευνα.
Η χρήση τύπων είναι σχετικά απλή και δεν εξαρτάται από την έκδοση του Excel που χρησιμοποιείτε. Δυστυχώς, ωστόσο, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε σφάλματα.
Για παράδειγμα, εάν το πλήρες όνομα ενός ατόμου ξεκινά με το οικογενειακό του όνομα, θα διαχωριστεί με λάθος τρόπο. Οι τύποι θα έχουν επίσης πρόβλημα με επώνυμα που περιέχουν προθέματα ή επιθήματα, όπως το Le Carré ή το van Gogh. Εάν το όνομα κάποιου λήγει τον Ιούνιο, αυτό θα εμφανίζεται ως επώνυμο.
Ωστόσο, υπάρχουν τροποποιήσεις που μπορείτε να προσθέσετε για την επίλυση αυτών των ζητημάτων καθώς εμφανίζονται. Η εργασία με τους τύπους σας δίνει την ευελιξία που χρειάζεστε για να αντιμετωπίσετε αυτές τις πολυπλοκότητες.
