Το Microsoft Excel είναι η ιδανική εφαρμογή για το χειρισμό μεγάλων ποσοτήτων δεδομένων. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να κάνετε πολλή δουλειά σε χρόνο μηδέν, αρκεί να γνωρίζετε ποιες λειτουργίες θα χρησιμοποιήσετε. Αλλά μπορεί να είναι δύσκολο να μάθετε γιατί υπάρχουν πολλές δυνατότητες και εντολές για μάθηση.
Τα λάθη συμβαίνουν εύκολα κατά την εισαγωγή δεδομένων και πιθανότατα θα χρειαστεί να ανταλλάξετε σειρές (ή στήλες) αργά ή γρήγορα. Ευτυχώς, αυτό είναι ένα από τα ευκολότερα πράγματα που μπορείτε να κάνετε στο Excel. Συνεχίστε να διαβάζετε για να μάθετε πώς να ανταλλάσσετε δύο σειρές με δύο διαφορετικούς τρόπους. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις ίδιες μεθόδους για να αλλάξετε στήλες.
Το φανταστικό πρόβλημα
Για να απεικονίσουμε αυτές τις μεθόδους, δημιουργήσαμε ένα αρχείο Excel που προσποιείται ότι είμαστε μια υπηρεσία διαχείρισης συστήματος που παρακολουθεί τους ενεργούς διακομιστές. Συμπληρώσαμε μερικές σειρές για να σας δώσουμε μια ιδέα για το πώς λειτουργούν τα πράγματα. Ας προσποιηθούμε ότι οι πληροφορίες για τον υπολογιστή 7 και τον υπολογιστή 5 έχουν αναμιχθεί και ότι θέλετε να διορθώσετε το λάθος.
Σημειώστε ότι η πρώτη σειρά στο παράδειγμά μας χρησιμοποιείται για ετικέτες κατηγορίας, οπότε ο Υπολογιστής 5 και τα δεδομένα του τοποθετούνται στη σειρά 6, ενώ ο Υπολογιστής 7 βρίσκεται στη σειρά 8.
Ας προχωρήσουμε στις μεθόδους.
Ορισμένες ρυθμίσεις διαχειρίζονται από τον οργανισμό σας
Αντιγραφή επικόλληση
Η πρώτη μέθοδος χρησιμοποιείται για πολλές διαφορετικές λειτουργίες στο Excel. Είναι απλό και χρειάζονται μόνο λίγα δευτερόλεπτα για να ολοκληρωθεί. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να αλλάξετε ολόκληρες σειρές ή στήλες ταυτόχρονα, αντί να αλλάξετε το κελί δεδομένων ανά κελί.
Αυτή η μέθοδος απαιτεί απλώς να αντιγράψετε τις πληροφορίες από τη μία σειρά και να τις επικολλήσετε στην άλλη. Αλλά πρώτα, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια κενή σειρά και να τοποθετήσετε τα δεδομένα εκεί.
Εδώ είναι ακριβώς αυτό που πρέπει να κάνετε εάν θέλετε να ανταλλάξετε τα δεδομένα που σχετίζονται με τον υπολογιστή 5 και τον υπολογιστή 7:
- Εισαγάγετε μια νέα σειρά μεταξύ υπολογιστών 4 και 5. Κάντε το κάνοντας δεξί κλικ στη γραμμή 6 και επιλέγοντας την επιλογή Εισαγωγή. Η κενή σας σειρά θα είναι η σειρά 6.
- Προσθέτοντας μια νέα σειρά μετακινήθηκε ο Υπολογιστής 7 από τη σειρά 8 στη σειρά 9. Βρείτε αυτήν τη σειρά και αποκόψτε τις πληροφορίες από τις στήλες B, C και D. Μπορείτε να επιλέξετε τα κελιά με το ποντίκι σας ή με το κουμπί Shift και, στη συνέχεια, πατήστε Ctrl + Χ για κοπή.
- Κάντε κλικ στο κελί B6 στη νέα σειρά 6 και πατήστε Ctrl + V. Τα δεδομένα από τον υπολογιστή 7 θα μετακινηθούν στη σειρά 6.
- Τα δεδομένα για τον υπολογιστή 5 μετακίνησαν επίσης μια σειρά παρακάτω, πράγμα που σημαίνει ότι θέλετε να επιλέξετε τα κελιά B7, C7 και D7 για να λάβετε τα δεδομένα για τον υπολογιστή 5. Πατήστε ξανά Ctrl + X.
- Επιλέξτε το κενό κελί δίπλα στον Υπολογιστή 7 (δηλαδή, κελί B9) και πατήστε Ctrl + V.
- Αντιγράψτε το κελί A7 και επικολλήστε το στο κενό κελί παραπάνω (στο παράδειγμά μας, αυτή είναι η ετικέτα Computer 5).
- Κάντε δεξί κλικ στην τώρα κενή γραμμή 7 και επιλέξτε Διαγραφή.
Μόλις μετακινήσατε τα περιεχόμενα από τη μία σειρά στην άλλη με μερικά κλικ. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια τεχνική για εναλλαγή δεδομένων μεταξύ στηλών. Αυτή η μέθοδος είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν εργάζεστε σε μεγάλες λίστες Excel με εκατοντάδες σειρές και στήλες, επειδή σας επιτρέπει να αλλάζετε κάθε κελί στη σειρά σας ταυτόχρονα. Για να επιλέξετε μια ολόκληρη σειρά στο Excel, πατήστε Shift + Space.
.net 4.6.2 πρόγραμμα εγκατάστασης εκτός σύνδεσης
Ανταλλαγή γειτονικών σειρών ή στηλών
Η εναλλαγή δεδομένων μεταξύ γειτονικών σειρών είναι πολύ πιο εύκολη, επειδή δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε νέα γραμμή. Το Excel σάς επιτρέπει να ανταλλάσσετε δεδομένα μεταξύ δύο στηλών ή σειρών σε δευτερόλεπτα κρατώντας πατημένο το Shift στο πληκτρολόγιό σας. Εδώ πρέπει να κάνετε:
- Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να ανταλλάξετε.
- Πατήστε και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift στο πληκτρολόγιό σας.
- Τοποθετήστε το ποντίκι σας πάνω από το περίγραμμα μεταξύ των δύο γειτονικών σειρών μέχρι να μετατραπεί σε εικονίδιο με σταυρό βέλος.
- Κάντε κλικ και κρατήστε πατημένο το ποντίκι σας και Shift μέχρι να δείτε μια γκρίζα γραμμή να εμφανίζεται κάτω από τη σειρά με την οποία θέλετε να αλλάξετε τα δεδομένα.
- Αφήστε το κουμπί του ποντικιού και τα δεδομένα θα αλλάξουν θέσεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια μέθοδο για εναλλαγή μεταξύ στηλών.
Ο δρόμος για να γίνει ένα Excel Pro
Εάν η εργασία σας απαιτεί να εργαστείτε στο Excel, θα πρέπει να μάθετε διάφορους τρόπους για να κάνετε τις εργασίες διαχείρισης δεδομένων πιο γρήγορες και ευκολότερες. Αυτό μπορεί να φαίνεται τρομακτικό, αλλά μπορείτε να βρείτε μαθήματα YouTube που θα σας διδάξουν πώς να κάνετε σχεδόν οτιδήποτε θέλετε.
Μην τα παρατάτε
Η εκμάθηση του τρόπου χρήσης του Excel στο σύνολό της μπορεί να σας κάνει να αντικαταστήσετε τον χώρο εργασίας σας. Η εναλλαγή δεδομένων μεταξύ γραμμών και στηλών είναι μόνο το πρώτο βήμα, αλλά είναι σίγουρο σημαντικό.
Χρησιμοποιείτε συχνά το Excel; Ποιες είναι οι αγαπημένες σας συμβουλές που θα θέλατε να μοιραστείτε με άλλους; Πείτε μας πώς να βελτιώσουμε τις δεξιότητές μας στο Excel στην παρακάτω ενότητα σχολίων.
