Αποφύγετε τα ακατάστατα υπολογιστικά φύλλα και μεταβείτε σε μια βάση δεδομένων

Έχουμε κοίταξε στις παγίδες της χρήσης μιας εφαρμογής υπολογιστικών φύλλων όπως το Excel για την αποθήκευση λιστών δεδομένων. Αυτή η προσέγγιση μπορεί να φαίνεται ως η καλύτερη λύση στην αρχή, αλλά μπορεί να αντιμετωπίσετε προβλήματα με την κοινή χρήση αυτών των δεδομένων με πολλούς χρήστες, την επικύρωση του περιεχομένου ή ακόμη και την πλοήγηση στα δεδομένα σας. Γιατί; Επειδή χρησιμοποιείτε ένα εργαλείο που δεν είχε σχεδιαστεί για να κάνει τη δουλειά.

Τώρα θα εξετάσουμε μια φανταστική (αλλά τυπική) περίπτωση μιας επιχείρησης που χρησιμοποιεί μια λίστα βασισμένη σε υπολογιστικά φύλλα και θα δούμε πώς θα μπορούσε να μετατραπεί σε εφαρμογή βάσης δεδομένων για να ξεπεραστούν τέτοια προβλήματα.

Πώς τα βιβλία εργασίας ξεφεύγουν

Η λίστα μας ξεκίνησε ως ένα απλό αρχείο έργων που αναλήφθηκαν για πελάτες. Καθώς η εταιρεία μεγάλωσε, έτσι και ο αριθμός των πελατών, με ονόματα και στοιχεία επικοινωνίας προστέθηκαν στο βιβλίο εργασίας. Επίσης, χρειάστηκε κάποιος τρόπος να καταγραφεί αυτό που έκαναν διάφορα μέλη του προσωπικού σε αυτά τα έργα, οπότε προστέθηκαν ακόμη περισσότερα δεδομένα σε αυτό το βιβλίο εργασίας.

Σε αυτό το σημείο η προσέγγιση του υπολογιστικού φύλλου έγινε ανεφάρμοστη: υπήρχαν πάρα πολλοί άνθρωποι που προσπαθούσαν να τη διατηρήσουν ενημερωμένη, συχνά την ίδια στιγμή. Η εταιρεία προσπάθησε να θεσπίσει μια rota, έτσι ώστε οι άνθρωποι να το κάνουν με τη σειρά του να ενημερώσουν το βιβλίο εργασίας, αλλά αυτό σήμαινε ότι ορισμένα καθήκοντα ξεχάστηκαν πριν καταγραφούν.

Στο τέλος, οι άνθρωποι δημιούργησαν τα δικά τους βιβλία εργασίας για να παρακολουθούν τις εργασίες τους, μερικές φορές θυμούνται να αντιγράψουν τα δεδομένα στο κύριο βιβλίο εργασίας στο τέλος της εβδομάδας. Οι εργαζόμενοι δημιούργησαν τη δική τους συντομογραφία για αυτά τα βιβλία, και μερικοί άλλαξαν τη μορφοποίηση και τη σειρά των στηλών ώστε να ταιριάζουν στον τρόπο εργασίας τους. Η αντιγραφή αυτών των δεδομένων στο κύριο βιβλίο εργασίας είχε ως αποτέλεσμα ένα τρομερό χάος.

Αυτό μπορεί να είναι ένα παραδειγματικό παράδειγμα, αλλά έχω δει όλες αυτές τις πρακτικές στην πραγματική ζωή. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε μερικά από τα ζητήματα που θίγονται από αυτήν τη μέθοδο εργασίας.

Πολλά προβλήματα

Μπορείτε να δείτε το πρώτο φύλλο του φανταστικού υπολογιστικού φύλλου μας. Η πρώτη στήλη αναφέρει λεπτομερώς το όνομα του έργου στο οποίο αναφέρεται κάθε καταχώριση. Ορισμένα από αυτά τα ονόματα είναι μεγάλα, ωστόσο, το προσωπικό μπορεί να έχει πειρασθεί να χρησιμοποιήσει συντομογραφίες. Ως αποτέλεσμα, τα τυπογραφικά λάθη έχουν εισέλθει. Αυτό καθιστά δύσκολη τη σύνδεση των εργασιών που ανήκουν σε ποιο έργο. Η λύση δεν χρειάζεται να είναι δύσκολη: θα μπορούσατε να επιλέξετε ένα σύντομο όνομα για κάθε έργο στο οποίο συμφωνούν όλοι ή να δώσετε σε κάθε έργο έναν αριθμό ταυτότητας και να το μεταφράσετε αυτόματα στο όνομα του έργου.

Υπάρχει ένα παρόμοιο πρόβλημα με τη στήλη 'Έναρξη'. Ορισμένα κελιά περιέχουν ημερομηνία, αλλά άλλα καταγράφουν μόνο ένα μήνα - και μία ή δύο εγγραφές λένε Ναι. Το Excel υποστηρίζει την επικύρωση δεδομένων, επομένως είναι δυνατό να διασφαλιστεί ότι συγκεκριμένα κελιά περιέχουν πάντα δεδομένα ενός συγκεκριμένου τύπου - αλλά όταν αναπτύσσεται ένα υπολογιστικό φύλλο με τρόπο ad hoc, σπάνια χρησιμοποιείται.

Σε αυτό το σημείο η προσέγγιση του υπολογιστικού φύλλου γίνεται ανεφάρμοστη: υπήρχαν πάρα πολλοί άνθρωποι που προσπαθούσαν να τη διατηρήσουν ενημερωμένη

Δεν θα έχετε αυτό το πρόβλημα σε μια εφαρμογή βάσης δεδομένων, καθώς ο τύπος δεδομένων του πεδίου θα διορθωθεί από την αρχή. Εάν δεν γνωρίζετε την ακριβή ημερομηνία έναρξης της εργασίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την πρώτη του μήνα ή την 1η Ιανουαρίου εάν γνωρίζετε μόνο το έτος. Εάν το έργο δεν έχει ακόμη ξεκινήσει, μπορείτε να αφήσετε το πεδίο κενό - ένα NULL σε όρους βάσης δεδομένων. Εάν γνωρίζετε ότι το έργο είχε ξεκινήσει, αλλά δεν ξέρετε πότε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ημερομηνία που συνήθως θα ήταν αδύνατη για τα δεδομένα σας, όπως 1/1/1900. Αμέσως γίνεται εύκολο να ταξινομήσετε τα έργα και να αποκτήσετε μια χρονολογική επισκόπηση της δραστηριότητας.

Μια πιο λεπτή πρόκληση παρουσιάζεται από τη στήλη με την ένδειξη Client. Οι καταχωρίσεις σε αυτήν τη στήλη δεν συνδέονται με οτιδήποτε άλλο στο βιβλίο εργασίας, αλλά υπάρχει μια λίστα πελατών στο Φύλλο 1, το οποίο πιθανώς αναφέρεται. Η αποθήκευση πολλών λιστών με τα ίδια στοιχεία, που αναφέρονται με διαφορετικά ονόματα, προκαλεί σύγχυση. Πρέπει να αποσαφηνίσετε την ονομασία και να καταλήξετε σε ένα σαφές όνομα για αυτήν την οντότητα: είναι πελάτες ή πελάτες;

Η στήλη Κατάσταση είναι μια άλλη όπου δεν υπάρχει επικύρωση, οπότε οι χρήστες επέλεξαν ξανά να γράψουν ό, τι θέλουν. Θα ήταν καλύτερα να δημιουργήσετε μια σύντομη λίστα με όλες τις επιτρεπόμενες τιμές.

Το δεύτερο φύλλο - Φύλλο 1 - είναι εξίσου προβληματικό. Για αρχή, το όνομα του φύλλου δεν είναι περιγραφικό. Αυτό που πραγματικά περιέχει είναι μια λίστα με τίτλο Πελάτες, αλλά δεν έχει μορφοποιηθεί ως πίνακας στο Excel: η διεύθυνση βρίσκεται σε ένα πεδίο, το οποίο περιορίζει την ικανότητά σας να χρησιμοποιείτε τα ενσωματωμένα εργαλεία του Excel για αναζήτηση ή ταξινόμηση. Θα μπορούσατε, για παράδειγμα, να φιλτράρετε διευθύνσεις που περιέχουν το Κάρντιφ, αλλά τα αποτελέσματα θα περιλαμβάνουν επίσης εκείνες στο Cardiff Road στο Νιούπορτ.

Όσον αφορά τις διευθύνσεις, η καλύτερη προσέγγιση είναι να χρησιμοποιήσετε ξεχωριστά πεδία για τον ταχυδρομικό κώδικα, την κομητεία, την πόλη και την οδό (αν και οι πληροφορίες της κομητείας είναι προαιρετικές για διευθύνσεις στο Ηνωμένο Βασίλειο - βλ. Χωρίς νομούς, παρακαλούμε, είμαστε Βρετανοί) Ο δρόμος πρέπει να περιέχει όλα όσα δεν βρίσκονται στα άλλα μέρη της διεύθυνσης.

Υπάρχει ένα πεδίο επαφής, το οποίο παρουσιάζει επίσης προβλήματα. Όπου έχουμε πολλές επαφές εντός μιας επιχείρησης με έναν πελάτη, όλα τα ονόματά τους περιλαμβάνονται σε αυτό το πεδίο, με τους αριθμούς τηλεφώνου και τις διευθύνσεις email τους να τοποθετούνται παρόμοια στα άλλα πεδία. Ο διαχωρισμός αυτών θα είναι προκλητικός - ειδικά εάν υπάρχουν τρία ονόματα στο πεδίο 'Επικοινωνία' αλλά μόνο δύο αριθμοί τηλεφώνου.

Η τελική στήλη σε αυτό το φύλλο φέρει την επικεφαλίδα Τελευταία επαφή: οι υπάλληλοι πρέπει να το ενημερώνουν κάθε φορά που έρχονται σε επαφή με έναν πελάτη. Δεδομένου ότι αυτές οι πληροφορίες είναι ένα επιπλέον πράγμα που πρέπει να θυμάται ο υπάλληλος και δεν υπάρχει καμία εγγύηση ότι - ειδικά επειδή είναι κρυμμένο εκτός δρόμου σε ένα δεύτερο φύλλο - είναι αναξιόπιστο. Αυτό είναι πραγματικά κάτι που ο υπολογιστής πρέπει να παρακολουθεί αυτόματα.

Τέλος, φτάνουμε στα φύλλα εργασιών, τα οποία περιγράφουν λεπτομερώς τις εργασίες και τα σχόλια για κάθε εργαζόμενο. Δεν ονομάζονται με συνέπεια και δεν περιέχουν τις ίδιες στήλες με την ίδια σειρά. Ενώ είναι λογικό για μεμονωμένους χρήστες να εισάγουν τα δεδομένα τους στα δικά τους φύλλα, η έλλειψη συνοχής καθιστά δύσκολη τη συγκέντρωση και την ανάλυση των δεδομένων. Όταν ένας διευθυντής θέλει να δει ποια δουλειά έχει γίνει σε κάθε έργο, για παράδειγμα, όλες οι εργασίες πρέπει να αντιγραφούν με το χέρι από τα μεμονωμένα φύλλα σε μια λίστα, προκειμένου να μπορούν να ταξινομηθούν και να αναφερθούν.

Δημιουργία της βάσης δεδομένων σας

Η επίλυση αυτών των ζητημάτων θα χρειαστεί λίγη δουλειά, πιθανώς αρκετές ημέρες. Δεδομένου ότι οι χρήστες θα πρέπει πιθανώς να συνεχίσουν να χρησιμοποιούν το παλιό σύστημα ενώ κατασκευάζουμε ένα νέο, είναι καλύτερο να φτιάξετε ένα αντίγραφο των υπαρχόντων βιβλίων εργασίας από τα οποία θα λειτουργούν. Αυτό σημαίνει ότι θα θέλουμε να τεκμηριώσουμε κάθε βήμα στη μετατροπή των δεδομένων, έτσι ώστε να μπορούμε να το κάνουμε ξανά γρήγορα όταν έρθει η ώρα να αλλάξουμε στο νέο σύστημα.

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να καθαρίσετε τα δεδομένα στο βιβλίο εργασίας του Excel. Η χρήση του Find & Replace μπορεί να σας βοηθήσει και θα πρέπει να διαγράψετε οποιαδήποτε στήλη ή σειρά που δεν περιέχει δεδομένα (εκτός από τη γραμμή επικεφαλίδας στήλης, η οποία πρέπει να διατηρηθεί). Προσθέστε μια στήλη ID σε κάθε φύλλο, στη στήλη Α και συμπληρώστε το με αυξητικούς αριθμούς πληκτρολογώντας 1 στο πρώτο κελί, επιλέγοντας στο κάτω μέρος των δεδομένων (Shift + End, Down) και στη συνέχεια χρησιμοποιώντας την εντολή Fill Down (Ctrl + D ). Δημιουργήστε μια κύρια λίστα ονομάτων έργου και οπουδήποτε καταγράφεται ένα όνομα έργου, χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση VLookup () για να επιβεβαιώσετε τον κύριο αναγνωριστικό αριθμό. εάν δεν υπάρχει αριθμός, υπάρχει ασυνέπεια στα δεδομένα σας.

Μόλις τα δεδομένα σας είναι καθαρά, ήρθε η ώρα να σχεδιάσετε μια νέα βάση δεδομένων για να τα διατηρήσετε. Θα χρησιμοποιήσουμε την Access 2013, επειδή στο θεωρητικό μας παράδειγμα είναι διαθέσιμο σε όλους τους χρήστες μας μέσω της συνδρομής μας στο Office 365. Όταν δημιουργείτε μια νέα βάση δεδομένων της Access, έχετε τη δυνατότητα να τη δημιουργήσετε ως Access Web App ή Access Desktop Database. Οι εφαρμογές Web έχουν απλοποιημένη διεπαφή και μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο εάν έχετε το Office 365 με το SharePoint Online ή το SharePoint Server 2013 με υπηρεσίες πρόσβασης και SQL Server 2012. Θα χρησιμοποιήσουμε την παραδοσιακή βάση δεδομένων επιφάνειας εργασίας, καθώς προσφέρει περισσότερες επιλογές και μεγαλύτερο έλεγχο στο εμπειρία χρήστη.

Επιλέξτε για να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων επιφάνειας εργασίας και ονομάστε την: Η Access δημιουργεί έναν νέο πίνακα που ονομάζεται Πίνακας 1 και σας τοποθετεί στην Προβολή σχεδίασης με μία στήλη, που ονομάζεται ID. Εδώ μπορείτε να σχεδιάσετε τους πίνακες που θα χρειαστείτε στη βάση δεδομένων σας. Κάθε πίνακας πρέπει να έχει ένα πεδίο ταυτότητας (ένας αυτόματα αυξανόμενος ακέραιος αριθμός), αλλά για να αποφευχθεί η σύγχυση είναι καλύτερο να του δώσουμε ένα πιο περιγραφικό όνομα. Στον πίνακα Projects θα ήταν ProjectID, CustomerID στον πίνακα Πελάτες και ούτω καθεξής.

Μπορείτε να ορίσετε τον τύπο δεδομένων για κάθε στήλη που δημιουργείται και πρέπει να δώσετε σε κάθε στήλη ένα όνομα και να ορίσετε τυχόν άλλες ιδιότητες και μορφοποίηση ανάλογα με το πεδίο. Όπως και με το πεδίο ID, βεβαιωθείτε ότι τα ονόματα των στηλών καθιστούν προφανές ποια δεδομένα πρέπει να πηγαίνουν στο πεδίο - οπότε, για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε το ProjectName και όχι απλώς το Name, DueDate αντί για το Due. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Όνομα και λεζάντα στην κορδέλα για να δημιουργήσετε μια συντομευμένη λεζάντα καθώς και το ρητό όνομα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κενά διαστήματα σε ονόματα στηλών, αλλά θα πρέπει να τα περιβάλλετε με αγκύλες κατά τη σύνταξη ερωτημάτων και αναφορών.

Αν και έχει νόημα για τους χρήστες να εισάγουν τα δεδομένα τους στα δικά τους φύλλα, η έλλειψη συνοχής καθιστά δύσκολη την ανάλυση

Ορίστε τη μορφοποίηση σε στήλες όπως το PercentageComplete να είναι τοις εκατό και οι ημερομηνίες θα είναι ShortDate, καθώς και το μέγιστο μήκος των πεδίων κειμένου σε μια λογική τιμή, ή θα έχουν μήκος 255 χαρακτήρες. Να θυμάστε ότι ορισμένες λέξεις (όπως Ημερομηνία) είναι δεσμευμένες, επομένως δεν μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε ως ονόματα στηλών: χρησιμοποιήστε TaskDate ή κάτι άλλο πιο περιγραφικό.

Όταν πρόκειται για στήλες όπου θέλετε να αναζητήσετε μια τιμή σε έναν άλλο πίνακα (όπως η στήλη Πελάτης στον πίνακα Projects), ορίστε αυτούς τους άλλους πίνακες στην Access πριν προσθέσετε τη στήλη αναζήτησης. Όσον αφορά την Κατάσταση, η απλούστερη επιλογή είναι να πληκτρολογήσετε μόνο τις τιμές που θα εμφανίζονται στην αναπτυσσόμενη λίστα - αλλά αυτό καθιστά δύσκολη την προσθήκη ή την επεξεργασία της λίστας πιθανών τιμών αργότερα. Εκτός αν ασχολείστε με μια σύντομη λίστα, όπου οι πιθανές τιμές είναι απίθανο να αλλάξουν - όπως ένα πεδίο που καταγράφει το φύλο κάποιου - είναι καλύτερη ιδέα να δημιουργήσετε έναν άλλο πίνακα για καταχωρήσεις όπως το ProjectStatus. Αυτό σας επιτρέπει να προσθέσετε εύκολα επιπλέον επιλογές στη λίστα στο μέλλον χωρίς αλλαγή προγραμματισμού.

Βελτιώσεις

Ενώ σχεδιάζουμε τη βάση δεδομένων μας, μπορούμε να εφαρμόσουμε βελτιώσεις σε σχέση με τον παλιό τρόπο που βασίζεται σε υπολογιστικά φύλλα. Ένα παράπονο που είχαν οι χρήστες μας με τα βιβλία εργασίας του Excel ήταν ότι κάθε εργασία περιείχε μόνο ένα κελί για σχόλια και μερικές φορές έπρεπε να κάνουν περισσότερα από ένα σχόλια σε μια εργασία - ή, ο επόπτης έπρεπε να κάνει ένα σχόλιο σχετικά με μια εργασία και στη συνέχεια ο χρήστης απαντήστε σε αυτό. Το να χωρίσετε τα πάντα σε ένα μόνο κελί δυσκολεύτηκε να δείτε πότε και από ποιον σχόλια έγιναν. Μπορούμε να κάνουμε καλύτερα δημιουργώντας έναν ξεχωριστό πίνακα για σχόλια, συνδεδεμένο με τον πίνακα Εργασίες. Με αυτόν τον τρόπο, κάθε εργασία μπορεί να έχει όσο το δυνατόν περισσότερα σχόλια, με ξεχωριστά πεδία για την ημερομηνία, το όνομα χρήστη και το κείμενο του καθενός.

Μια άλλη βελτίωση που μπορούμε να κάνουμε είναι να ορίσουμε τις καταχωρίσεις όπως το ProjectStatus να εμφανίζονται σε μια συγκεκριμένη σειρά, αντί αλφαβητικά - για παράδειγμα, ίσως θέλετε Ολοκληρώθηκε να βρίσκεται στο κάτω μέρος της λίστας. Για να το κάνετε αυτό, προσθέστε μια στήλη DisplayOrder και χρησιμοποιήστε την για να ταξινομήσετε τη λίστα αναζήτησης. Μην μπείτε στον πειρασμό να χρησιμοποιήσετε το πεδίο ταυτότητας. με αυτό, τυχόν νέες εγγραφές θα μπορούσαν να πάνε μόνο στο τέλος της λίστας.

Για να διασφαλίσουμε ότι τα δεδομένα μας παραμένουν καθαρά, μπορούμε να επισημάνουμε τα πεδία που ο χρήστης πρέπει να συμπληρώσει ως Απαιτούμενο και να προσθέσουμε επικύρωση για να διασφαλίσουμε ότι τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί είναι στη σωστή μορφή. Μπορείτε να κάνετε τη ζωή ευκολότερη ορίζοντας λογικές προεπιλεγμένες τιμές: το πεδίο CommentDate στον πίνακα σχολίων θα μπορούσε να έχει την προεπιλεγμένη τιμή = = (), η οποία θα την ορίζει αυτόματα στη σημερινή ημερομηνία κάθε φορά που δημιουργείται ένα νέο σχόλιο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση μαζί με μια στήλη που έχει αποσυρθεί σε έναν πίνακα (ένα Boolean) για να σταματήσετε τους χρήστες να προσθέτουν νέες εγγραφές με συγκεκριμένες τιμές. Αυτό σας επιτρέπει να διατηρείτε ιστορικές τιμές που ήταν έγκυρες, αλλά δεν χρησιμοποιούνται πλέον. Αυτά τα χαρακτηριστικά μπορούν να βρεθούν στο Table Tools | Καρτέλα Πεδία στην κορδέλα ή στις Ιδιότητες πεδίου στην Προβολή σχεδίασης πίνακα.

Εισαγωγή των δεδομένων σας

Μόλις ρυθμιστούν οι πίνακες σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εξωτερικά δεδομένα | Εισαγωγή & σύνδεσμος | Κουμπί Excel στην κορδέλα για να προσθέσετε τα δεδομένα από το βιβλίο εργασίας του Excel στους πίνακες της βάσης δεδομένων της Access. Δημιουργήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας της κενής βάσης δεδομένων της Access πριν ξεκινήσετε, σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά και ξεκινήστε συμπληρώνοντας τα μικρά τραπέζια με το χέρι, εάν είναι απαραίτητο. Λάβετε ένα άλλο αντίγραφο ασφαλείας μόλις γίνει αυτό, ώστε να μπορείτε να επιστρέψετε σε αυτό το σημείο εάν κάτι πάει στραβά στα ακόλουθα βήματα.

Τώρα εισαγάγετε τους κύριους πίνακες που δεν βασίζονται σε άλλους πίνακες, όπως οι πελάτες, πριν τελειώσετε με τους πίνακες που έχουν σχέσεις, όπως έργα και εργασίες. Εάν αναδιατάξετε και μετονομάσετε τις στήλες στο βιβλίο εργασίας σας στο Excel ώστε να ταιριάζει με τα πεδία στη βάση δεδομένων της Access όσο το δυνατόν πιο κοντά, δεν θα πρέπει να έχετε καμία δυσκολία κατά την εισαγωγή των δεδομένων. Θυμηθείτε να σημειώσετε όλα όσα κάνετε, ώστε να μπορείτε να το επαναλάβετε αργότερα εάν χρειαστεί να μετατρέψετε ξανά τα δεδομένα.

Μόλις εισαχθούν τα δεδομένα, οι πίνακες στην προβολή φύλλου δεδομένων θα πρέπει να λειτουργούν όπως τα φύλλα εργασίας του Excel - αλλά με πολύ καλύτερη επικύρωση δεδομένων, αναζήτηση και ταξινόμηση. Εάν θέλετε, μπορείτε τώρα να αρχίσετε να σχεδιάζετε νέες φόρμες και αναφορές βάσει αυτών των δεδομένων: για παράδειγμα, μια φόρμα Master / Detail για Έργα μπορεί να εμφανίζει τα δεδομένα ενός Έργου στην κορυφή της φόρμας και ένα πλέγμα των εργασιών για αυτό έργο στο κάτω μέρος.

Θα μπορούσατε επίσης να δημιουργήσετε μια φόρμα 'Οι εργασίες μου' που παραθέτει όλες τις εκκρεμείς εργασίες για τον τρέχοντα χρήστη και μια αναφορά καθυστερημένων εργασιών που παραθέτει όλες τις εκκρεμείς εργασίες για όλους τους χρήστες που έχουν λήξει.

Χωρίς κομητείες, παρακαλώ, είμαστε Βρετανοί

Εάν αποθηκεύετε διευθύνσεις στη βάση δεδομένων σας, είναι σημαντικό να κατανοήσετε ποιες πληροφορίες χρειάζεστε πραγματικά. Αν και οι πληροφορίες της κομητείας μπορεί να είναι χρήσιμες για το μάρκετινγκ - και μπορεί να είναι απαραίτητες για ορισμένες διευθύνσεις στο εξωτερικό - δεν χρησιμοποιούνται πλέον επίσημα σε διευθύνσεις στο Ηνωμένο Βασίλειο.

Η φωτιά του Αμαζονίου δεν θα ανάψει

Ο λόγος είναι ότι οι ταχυδρομικές διευθύνσεις του Ηνωμένου Βασιλείου βασίζονται στην έννοια μιας ταχυδρομικής πόλης, όπου η ταχυδρομική αποστολή σας αποστέλλεται και ταξινομείται πριν παραδοθεί στην πόρτα σας. Δεν εξυπηρετούνται όλες οι πόλεις ή τα χωριά από ταχυδρομικές πόλεις στην ίδια κομητεία - για παράδειγμα, το Melbourn (στο Cambridgeshire) λαμβάνει το ταχυδρομείο του μέσω του Royston (στο Hertfordshire) - οπότε ο καθορισμός ενός νομού στη διεύθυνση δεν βοηθά απαραίτητα σε κανέναν.

Για να αποφευχθεί η σύγχυση, το Ταχυδρομείο σταμάτησε να χρησιμοποιεί κομητείες σε διευθύνσεις το 1996, στηριζόμενος σε πληροφορίες ταχυδρομικού κώδικα - και έως το 2016, σχεδιάζει να αφαιρέσει τα ονόματα των κομητειών από το ψευδώνυμο δεδομένων των συμπληρωματικών πληροφοριών διεύθυνσης. Έτσι, εάν συμπεριλάβετε μια κομητεία σε μια διεύθυνση στο Ηνωμένο Βασίλειο, απλά θα αγνοηθεί.