Οι εφαρμογές διαχείρισης ομάδας είναι ιδανικές για να διατηρήσετε όλους στην ομάδα στην ίδια σελίδα σχετικά με την οργάνωση. Με την Asana, οι διαχειριστές μπορούν να διανέμουν αποτελεσματικά καθήκοντα και να προσθέτουν μέλη Guest σε ομάδες υποστήριξης για να παρέχουν ένα επιπλέον εργατικό δυναμικό για τα σημαντικά έργα τους.
Είτε οδηγείτε μια ομάδα είτε είστε μόνο μέλος, θα σας πούμε όλα σχετικά με τη διαχείριση της διαχείρισης έργων και τον τρόπο προσθήκης επισκεπτών στον Οργανισμό ή την ομάδα σας στο Asana. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε περισσότερα.
Πώς να προσθέσετε επισκέπτες στο Asana
Η Asana επιτρέπει στις εταιρείες να προσθέτουν νέα μέλη, ακόμη και αν δεν διαθέτουν τομέα email. Αυτή η λειτουργία είναι βολική για να προσθέσετε νέους συνεργάτες σε συγκεκριμένες εργασίες ή να προσθέσετε πελάτες για να παρακολουθήσετε την πρόοδό σας. Η κατάσταση επισκέπτη επιτρέπει σε οποιονδήποτε χωρίς email με τομέα οργανισμού να γίνει επισκέπτης οργανισμού.
Οι διαχειριστές των οργανισμών στο Asana είναι τα άτομα που είναι εξουσιοδοτημένα να προσκαλούν και να προσθέτουν επισκέπτες. Μπορούν να αποφασίσουν ποιος μπορεί να προσθέσει νέα μέλη επιλέγοντας αν μόνο οι διαχειριστές, τα μέλη του οργανισμού ή όλοι μπορούν να προσκαλέσουν νέα άτομα στην ομάδα.
Δείτε πώς μπορείτε να προσκαλέσετε επισκέπτες από την Κονσόλα διαχειριστή:
- Ανοίξτε το Asana και κάντε κλικ στο κουμπί Μέλη στην επάνω δεξιά γωνία.
- Πατήστε το κουμπί Πρόσκληση μελών.
- Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email του ατόμου που θέλετε να προσκαλέσετε.
- Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε το έργο στο οποίο θέλετε να τους αναθέσετε.
- Επιβεβαιώστε κάνοντας κλικ στο Αποστολή.
Ακολουθούν τα βήματα για να προσκαλέσετε κάποιον να συμμετάσχει σε ένα έργο:
- Ανοίξτε το Asana και το έργο όπου θέλετε να προσκαλέσετε νέους επισκέπτες.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο Μέλη και θα ανοίξει ένα παράθυρο Κοινή χρήση έργου.
- Μπορείτε να προσκαλέσετε νέα μέλη της ομάδας ή Επισκέπτες πληκτρολογώντας το όνομα ή τη διεύθυνση email τους.
Πώς να προσκαλέσετε άτομα στον οργανισμό σας
Ο ευκολότερος τρόπος να προσκαλέσετε νέα μέλη ή προσκεκλημένους στα έργα σας είναι να τους στείλετε έναν κοινόχρηστο σύνδεσμο πρόσκλησης. Οι χρήστες του Asana μπορούν να μοιράζονται αυτούς τους συνδέσμους σε πολλά κανάλια όπως το Slack, το Microsoft Teams, το email ή ακόμα και μέσω γραπτού μηνύματος. Οι κοινόχρηστοι σύνδεσμοι είναι ιδανικοί για την πρόσκληση νέων μελών και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι καλύτερο για τους επισκέπτες.
Εάν θέλετε να προσκαλέσετε κάποιον σε ένα έργο, πρέπει να κάνετε τα εξής:
- Ανοίξτε την Asana.
- Στην αριστερή πλευρική γραμμή, βρείτε το έργο που θέλετε να μοιραστείτε.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση που βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία.
- Επιλέξτε αν θέλετε να προσκαλέσετε κάποιον μέσω email ή με έναν κοινόχρηστο σύνδεσμο.
- Αντιγράψτε το σύνδεσμο για να μοιραστείτε το έργο.
Εάν θέλετε να προσκαλέσετε κάποιον στην ομάδα, μπορείτε να το κάνετε:
- Ανοίξτε την Asana.
- Κάντε κλικ στο όνομα της ομάδας σας.
- Πατήστε στο κουμπί Πρόσκληση.
- Στο αναδυόμενο παράθυρο, αποφασίστε εάν θέλετε να προσκαλέσετε μέλη μέσω email ή συνδέσμου.
Πρόσθετες συχνές ερωτήσεις
Μπορείτε να διατηρήσετε τα έργα και τις εργασίες ιδιωτικές στην Asana;
Ναι, έχετε τον πλήρη έλεγχο όλων των έργων σας στο Asana και μπορείτε να αποφασίσετε την κατάστασή τους. Τα στοιχεία ελέγχου αδειών σάς επιτρέπουν να παρακολουθείτε κάθε πληροφορία και την ορατότητά της στα μέλη του Οργανισμού. Κάθε άτομο μπορεί να καθορίσει εάν θέλει να μοιραστεί κάτι μόνο με την ομάδα και τους συνεργάτες του ή με όλους τους άλλους στον Οργανισμό.
πώς να εμφανίζονται όλα τα μη αναγνωσμένα email στο gmail
Εάν οι εργασίες αποτελούν μέρος ενός ιδιωτικού έργου, η ορατότητά τους περιορίζεται μόνο σε συνεργάτες που εργάζονται απευθείας στο έργο και τις εργασίες του. Κάθε συνεργάτης μπορεί να δει την εργασία ή τις δευτερεύουσες εργασίες του, αλλά δεν μπορεί να έχει πρόσβαση στις εργασίες άλλων ατόμων, ακόμη και αν βρίσκονται στον ίδιο Οργανισμό.
Μερικές φορές, όταν θέλετε συγκεκριμένες πληροφορίες να παραμένουν μεταξύ μερικών μελών της ομάδας, μπορείτε να επισημάνετε αυτά τα έργα ως ιδιωτικά ή ακόμη και μόνο για σχόλια. Μόλις ορίσετε τις εργασίες σας ως δημόσιες, αυτές θα είναι διαθέσιμες σε όλους από τον Οργανισμό ή την Ομάδα σας.
Όταν αποφασίσετε να αλλάξετε το απόρρητο του έργου σας, αυτό πρέπει να κάνετε:
• Κάντε κλικ στο + στην επάνω δεξιά γωνία.
• Εκεί, θα δείτε όλα τα μέλη και τους καλεσμένους στην ομάδα σας, και στην κορυφή, θα δείτε το στοιχείο 'Ιδιωτικό'.
• Μόλις κάνετε κλικ στο 'Ιδιωτικό', το έργο σας θα είναι διαθέσιμο μόνο στα μέλη της ομάδας.
Εναλλακτικά, εάν θέλετε να αλλάξετε την κατάσταση μιας εργασίας σε ιδιωτική, ακολουθήστε αυτό που πρέπει να κάνετε:
• Ανοίξτε μια εργασία στο Asana.
• Κάντε κλικ στο «Ιδιωτικό» στην επάνω δεξιά γωνία.
• Με αυτόν τον τρόπο, η εργασία είναι ιδιωτική για προβολή μόνο από εσάς και άλλους συνεργάτες.
• Καταργήστε όλους τους συνεργάτες στο κάτω μέρος της σελίδας, εάν θέλετε να γίνει ιδιωτική αυτή η εργασία.
Μπορείτε να προσθέσετε και τα μέλη και τους επισκέπτες στο ίδιο έργο;
Πράγματι, μπορείτε να προσθέσετε μέλη και επισκέπτες στο ίδιο έργο. Μόλις βρεθούν στην ίδια ομάδα, θα μπορούν να δουν τα ονόματα του άλλου και να αλληλεπιδρούν περισσότερο. Εάν δύο φιλοξενούμενοι βλέπουν σήμερα ο ένας τον άλλο ως ιδιωτικό χρήστη, αυτό σημαίνει ότι δεν εργάζονται στο ίδιο έργο ή δεν είναι στην ίδια ομάδα. Μόλις ανατεθούν στο ίδιο έργο, τα ονόματά τους γίνονται ορατά.
Τα μέλη επιτρέπεται να προσκαλούν Επισκέπτες στον Οργανισμό, αλλά οι Διαχειριστές είναι αυτοί που λαμβάνουν τις τελικές αποφάσεις. Φυσικά, ένα μέλος μπορεί να προσθέσει επισκέπτες μόνο σε έργα που εργάζονται και ο διαχειριστής μπορεί να τους προσθέσει σε όλα τα ενεργά έργα, καθώς και σε κρυμμένα.
Μπορείτε να έχετε πολλούς εκχωρούμενους στην Asana;
Προς το παρόν, δεν είναι δυνατό να έχετε πολλούς εκχωρητές στο Asana. Μόνο ένα άτομο μπορεί να ανατεθεί σε μία εργασία, καθώς είναι υπεύθυνο για την ολοκλήρωσή του.
Ένας τρόπος για να μοιραστείτε μια εργασία μεταξύ διαφορετικών ατόμων είναι να προσθέσετε ένα ή περισσότερα δευτερεύοντα καθήκοντα, όπου μπορείτε εύκολα να μεταβείτε σε περισσότερους συνεργάτες. Ένας άλλος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Αντιστοίχιση αντιγράφων και να κάνετε περισσότερα άτομα να εργάζονται στα αντίγραφα της ίδιας εργασίας.
Ενσωματώνεται η Asana με ομάδες;
Οι Asana και Microsoft Teams δημιούργησαν από κοινού ένα επιτυχημένο εργαλείο διαχείρισης ομάδων. Χρησιμοποιώντας το Asana για Microsoft Teams, οι ομάδες μπορούν να συνεργαστούν πιο αποτελεσματικά. Μέσα σε αυτήν την ενσωμάτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις Ομάδες για να μιλήσετε με συνεργάτες και την Asana για τη διανομή εργασιών.
Εδώ μπορείτε να κάνετε η ενσωμάτωση:
• Ακολουθήστε τις εργασίες, τα έργα και τις ενημερώσεις της Asana εντός των ομάδων.
• Χρησιμοποιήστε ομάδες για αναζήτηση έργων στο Asana.
• Δημιουργήστε προσαρμοσμένες ειδοποιήσεις που λειτουργούν και στις δύο πλατφόρμες.
• Προσαρμόστε όλες τις προτιμήσεις ειδοποίησης.
• Χρησιμοποιήστε όλα τα αρχεία του Microsoft Office και επισυνάψτε τα σε έργα και εργασίες Asana.
• Χρησιμοποιήστε το OneDrive για να αποθηκεύσετε όλα τα σημαντικά δεδομένα για εργασίες και έργα Asana.
Τι μπορούν να κάνουν οι επισκέπτες στην Asana;
Οι επισκέπτες δεν μπορούν να έχουν το ίδιο επίπεδο πρόσβασης με τα μέλη του οργανισμού. Επιπλέον, θα μπορούν να δουν μόνο τις πληροφορίες ή τα αρχεία που μοιράζονται συγκεκριμένα μαζί τους ή σε μια ομάδα στην οποία συμμετέχουν. Οι επισκέπτες μπορούν να δουν εργασίες, έργα και δημόσια έργα που έχουν κοινοποιηθεί σε αυτά, αλλά δεν έχουν άδεια επεξεργασίας τους.
Οι δυνατότητες επί πληρωμή είναι διαθέσιμες, αλλά όταν πρόκειται για τη δημιουργία, την επεξεργασία ή ακόμη και τη διαγραφή προσαρμοσμένων πεδίων, αυτό θα είναι αδύνατο αν είστε επισκέπτης στο Asana.
Δείτε τι έχουν οι επισκέπτες:
• Οι επισκέπτες δεν μπορούν να γίνουν μέλη της ομάδας
• Οι επισκέπτες δεν μπορούν να γίνουν μέλη της ομάδας χωρίς να αλλάξουν τη διεύθυνση email τους
• Οι επισκέπτες δεν μπορούν να περιηγηθούν σε άλλες ομάδες ή να έχουν πρόσβαση σε διαφορετικές ομάδες εντός του οργανισμού
Τι σημαίνει να είσαι επισκέπτης σε έναν οργανισμό;
Οι επισκέπτες είναι χρήστες που δεν διαθέτουν επίσημο λογαριασμό email από την εταιρεία. Παίρνουν πρόσκληση για να βοηθήσουν την ομάδα με ένα ή περισσότερα έργα στο χέρι. Με την κατάσταση επισκέπτη, μπορείτε να επικοινωνείτε με πελάτες, πελάτες ή οποιονδήποτε άλλον εργάζεται στο έργο. Ωστόσο, μέσα στον Οργανισμό, μπορείτε να δείτε μόνο τι έχουν μοιραστεί άλλοι μαζί σας.
Στο Asana, οι επισκέπτες μπορούν να προσθέσουν ή να επεξεργαστούν τιμές μέσα στο έργο ή την εργασία, αλλά δεν μπορούν να τις διαγράψουν ή να δημιουργήσουν νέες. Επιπλέον, έχουν πρόσβαση σε όλες τις premium δυνατότητες που τους επιτρέπετε να χρησιμοποιούν, εκτός από τη διαχείριση προσαρμοσμένων πεδίων.
Μπορούν οι επισκέπτες να δουν ο ένας τον άλλον;
Οι επισκέπτες μπορούν να βλέπουν ο ένας τον άλλον μόνο εάν εργάζονται μαζί σε τουλάχιστον ένα έργο. Διαφορετικά, θα βλέπουν άλλους ως Ιδιωτικούς χρήστες. Με αυτόν τον τρόπο, ο οργανισμός διασφαλίζει ότι δεν μπορούν να δουν τα ονόματά τους, εκτός εάν εργάζονται για κάτι μαζί.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός επισκέπτη και ενός μέλους περιορισμένης πρόσβασης;
Οι επισκέπτες και τα μέλη περιορισμένης πρόσβασης (LAM) βρίσκονται και οι δύο στο κάτω μέρος της εταιρικής κλίμακας. Στην ουσία, οι LAM αποτελούν ήδη μέρος του οργανισμού, ενώ οι επισκέπτες είναι προσωρινά μέλη της ομάδας. Φυσικά, εάν ένας επισκέπτης δείξει ταλέντο και ικανοποιητικά αποτελέσματα, μπορεί να γίνει LAM ή ακόμη και μέλος.
Το εικονίδιο παραθύρου 10 δεν λειτουργεί
Παρόλο που οι Επισκέπτες δεν μοιράζονται τον τομέα της εταιρείας και δεν υπολογίζονται στο σχέδιο Asana, οι LAM έχουν μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εταιρείας και έναν αριθμό θέσεων σε μια εταιρεία. Η κατάσταση επισκέπτη υπάρχει μόνο σε οργανισμούς και LAM που αποτελούν μέρος και των δύο οργανισμών και χώρων εργασίας στο Asana.
Μείνετε πάντα σε καλό δρόμο
Ο χειρισμός ομάδων δεν είναι εύκολος στόχος, αλλά εργαλεία όπως το Asana μπορούν να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τον φόρτο εργασίας και να δημιουργήσετε λειτουργικές ομάδες που θα παραδίδονται εγκαίρως. Εξοπλισμένο με ένα συγκεκριμένο κιτ εργαλείων που επιτρέπει στους Διαχειριστές να προσθέτουν μέλη, προσκεκλημένους και να ξαναζωντάρουν τα μέλη της ομάδας με λίγα κλικ, είναι απαραίτητο εργαλείο για οποιαδήποτε επαγγελματική εταιρεία.
Ας ελπίσουμε ότι σας βοηθήσαμε να καταλάβετε πώς λειτουργεί η Asana και πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο. Επιπλέον, τώρα γνωρίζετε πώς να προσθέσετε επισκέπτες στην ομάδα σας και να διαχειριστείτε την προβολή όλων των έργων σας.
Σας αρέσει να χρησιμοποιείτε το Asana; Το έχετε χρησιμοποιήσει με το Microsoft Teams;
Πείτε μας περισσότερα για αυτό στην ενότητα σχολίων παρακάτω.
