Όποιος εργάζεται σε μια ομάδα γνωρίζει ότι η συνεργασία είναι ένα κρίσιμο στοιχείο των σύγχρονων επιχειρηματικών πρακτικών. Η επικοινωνία και η ανταλλαγή πληροφοριών με τους συναδέλφους σας είναι η συνταγή για παραγωγικότητα. Ωστόσο, μερικές φορές μια συγκεκριμένη εργασία απαιτεί εξωτερική τεχνογνωσία, η οποία μπορεί να εμποδίσει τη ροή εργασίας. Τότε είναι που πλατφόρμες όπως το ClickUp μπορούν να φανούν χρήσιμες.
Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να προσθέτετε επισκέπτες στον χώρο εργασίας σας ClickUp και να καλύπτετε όλες τις επιλογές κοινής χρήσης και διαχείρισης.
Πώς να προσθέσετε επισκέπτες στο ClickUp;
Με κάθε πρόγραμμα συνδρομής, ξεκλειδώνετε έναν συγκεκριμένο αριθμό θέσεων επισκεπτών. Η δυνατότητα είναι ιδανική για συνεργασία με συμβούλους που απαιτούν πρόσβαση μόνο σε μια συγκεκριμένη εργασία στον χώρο εργασίας σας. Αυτοί οι χρήστες έχουν περιορισμένη πρόσβαση στα δεδομένα, επομένως δεν θα μπορούν να δουν οτιδήποτε δεν έχετε μοιραστεί ρητά μαζί τους. Μπορείτε επίσης να αναγνωρίσετε τους επισκέπτες από το μικροσκοπικό πορτοκαλί τετράγωνο στην εικόνα προφίλ ή το avatar τους για να αποφύγετε τη σύγχυση.
Το να μάθετε πώς να προσθέτετε επισκέπτες στο ClickUp είναι παιχνιδάκι, χάρη στην κομψή διάταξη της πλατφόρμας. Όχι μόνο η διαδικασία είναι αρκετά απλή, αλλά μπορείτε επίσης να την κάνετε με διαφορετικά λειτουργικά συστήματα. Υπάρχει μια εφαρμογή για επιτραπέζιους υπολογιστές διαθέσιμη για υπολογιστές Mac και Windows και μια έκδοση για κινητά για iOS και Android. Ωστόσο, δεν έχουν όλες οι δόσεις τα ίδια χαρακτηριστικά, οπότε φροντίστε να συνεχίσετε να διαβάζετε για περισσότερες λεπτομέρειες.
Σε Mac
Η εφαρμογή για επιτραπέζιους υπολογιστές είναι εξαιρετική εάν πρέπει να εργαστείτε εκτός σύνδεσης. Έχει λιγότερες δυνατότητες από την έκδοση web, καθώς η τελευταία ενημερώνεται πιο συχνά. Ωστόσο, μπορείτε να διαχειριστείτε εύκολα τις βασικές εργασίες, και αυτό περιλαμβάνει την προσθήκη προσκεκλημένων σε μια συγκεκριμένη δυνατότητα Workspace. Δείτε πώς να το κάνετε:
- Εκκινήστε την εφαρμογή ClickUp με Finder ή Launchpad.
- Βρείτε την εργασία, το φάκελο ή τη λίστα που θέλετε να μοιραστείτε με τον επισκέπτη χρήστη.
- Κάντε κλικ στις τρεις τελείες στη δεξιά πλευρά για να ανοίξετε το μενού ενεργειών.
- Επιλέξτε Κοινή χρήση και δικαιώματα από τη λίστα επιλογών.
- Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email του επισκέπτη στο παράθυρο διαλόγου για να στείλετε μια πρόσκληση.
- Επιλέξτε την προτιμώμενη άδεια. Έχετε πολλές επιλογές: προβολή, μόνο για σχόλια, επεξεργασία και δημιουργία.
Στα Windows 10
Σχεδόν τα ίδια βήματα ισχύουν για την έκδοση των Windows 10:
- Εκκινήστε την εφαρμογή κάνοντας διπλό κλικ στο εικονίδιο της επιφάνειας εργασίας.
- Για να μοιραστείτε μια λίστα με έναν επισκέπτη χρήστη, κάντε κλικ στην έλλειψη δίπλα στον τίτλο στη δεξιά πλευρά. Κάντε κλικ στην Κοινή χρήση και δικαιώματα και πληκτρολογήστε την κατάλληλη διεύθυνση email.
- Για να προσθέσετε επισκέπτες σε έναν ολόκληρο φάκελο, βρείτε τον στον πίνακα ελέγχου σας. Ανοίξτε το μενού ενεργειών και μεταβείτε στην ενότητα Κοινή χρήση και δικαιώματα. Στείλτε την πρόσκληση και ορίστε την επιθυμητή άδεια.
- Για να προσθέσετε έναν επισκέπτη σε μια ολόκληρη εργασία, κάντε κλικ για να την ανοίξετε πρώτα. Στην κορυφή της σελίδας, κάντε κλικ στις τρεις οριζόντιες κουκκίδες. Από εκεί, μοιραστείτε το φάκελο στέλνοντας μια πρόσκληση σε έναν επισκέπτη χρήστη.
Σημείωση: Υπάρχει επίσης μια επέκταση Chrome διαθέσιμη στο Chrome Web Store . Εκτός από τις τυπικές λειτουργίες, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να επισυνάψετε email σε εργασίες ClickUp. Λειτουργεί τόσο με το Gmail όσο και με το Outlook.
Σε Android
Στην αρχή, η εφαρμογή για κινητά ClickUp αντιμετωπίστηκε με σκληρές κριτικές. Οι χρήστες παραπονέθηκαν ότι ήταν ακατάλληλη σε σύγκριση με την αντίστοιχη επιφάνεια εργασίας, για να μην αναφέρουμε την έκδοση που βασίζεται στο cloud. Ωστόσο, οι τελευταίες αναβαθμίσεις έφεραν σημαντική βελτίωση, ειδικά όσον αφορά τον χρόνο απόκρισης.
Μπορείτε να βρείτε τη νέα και βελτιωμένη έκδοση για συσκευές Android στο Google Play Store . Διατίθεται δωρεάν και λειτουργεί εξαιρετικά εάν πρέπει να ελέγξετε τον χώρο εργασίας σας ενώ βρίσκεστε εν κινήσει.
πώς να τολμήσετε κείμενο στην ανάρτηση στο facebook
Αφού συνδεθείτε, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε όλα τα αρχεία, τους φακέλους, τις λίστες και τα διαστήματα με το τηλέφωνό σας.
Δυστυχώς, δεν μπορείτε πραγματικά να το χρησιμοποιήσετε για να προσθέσετε μέλη ή επισκέπτες στις λειτουργίες του Workspace σας. Προς το παρόν, χρησιμεύει μόνο για την επικοινωνία με τα μέλη της ομάδας σας και την παρακολούθηση της ροής εργασιών. Ας ελπίσουμε ότι οι μελλοντικές ενημερώσεις θα ενσωματώνουν πιο προηγμένες λειτουργίες, αλλά προς το παρόν - μείνετε στις εκδόσεις για υπολογιστές.
Στο iPhone
Υπάρχει μια έκδοση iOS της εφαρμογής διαθέσιμη στο App Store . Μπορείτε να το αποκτήσετε δωρεάν και να παρακολουθείτε τα πράγματα όσο βρίσκεστε μακριά από τον υπολογιστή σας.
Όπως και η έκδοση Android, δεν μπορείτε να προσκαλέσετε επισκέπτες στις λειτουργίες του Workspace σας με το τηλέφωνό σας. Ωστόσο, αυτό δεν καθιστά την εφαρμογή για κινητά εντελώς άχρηστη. Θα εξακολουθείτε να μπορείτε να επικοινωνείτε με τους συναδέλφους σας και ακόμη και να δημιουργείτε νέες εργασίες. Μπορεί πραγματικά να σας φανεί χρήσιμο αν είστε εν κινήσει αλλά πρέπει να κάνετε check-in με την ομάδα σας.
Πώς να διαχειριστείτε τους επισκέπτες στο ClickUp;
Ως Διαχειριστής, μπορείτε να διαχειριστείτε όλα τα μέλη ενός συγκεκριμένου χώρου εργασίας (συμπεριλαμβανομένων των προσκεκλημένων χρηστών) χρησιμοποιώντας τη σελίδα 'Άτομα' στον πίνακα ελέγχου διαχειριστή. Μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις αδειών του επισκέπτη, να τις αναβαθμίσετε σε μέλος ή ακόμα και να τους αφαιρέσετε εντελώς από τη λειτουργία.
Σε Mac
Εάν θέλετε οι καλεσμένοι σας να έχουν πρόσβαση σε ολοκληρωμένες εργασίες, μπορείτε να αλλάξετε την κατάσταση χρήστη τους. Μόλις γίνουν μέλη, μπορούν να εξετάσουν την προηγούμενη εργασία τους ακόμα κι αν δεν συμμετέχουν πλέον ενεργά στο Workspace. Δείτε πώς να το κάνετε:
- Ανοίξτε το μενού Διαχειριστής κάνοντας κλικ στο avatar σας.
- Επιλέξτε Άτομα από τη λίστα επιλογών.
- Βρείτε τον χρήστη που θέλετε να διαχειριστείτε. Είτε μετακινηθείτε στη λίστα επισκεπτών είτε χρησιμοποιήστε τη λειτουργία αναζήτησης στο επάνω μέρος του παραθύρου.
- Από τη γραμμή στην αριστερή πλευρά, κάντε κλικ στο βέλος προς τα κάτω δίπλα στην επιλογή Επισκέπτης. Επιλέξτε έναν νέο ρόλο από την αναπτυσσόμενη λίστα.
Μπορείτε επίσης να αφαιρέσετε εντελώς τους επισκέπτες επισκέπτες μόλις ολοκληρώσουν αυτό που έχουν προγραμματίσει να κάνουν:
- Μεταβείτε στο μενού Διαχειριστής > Σελίδα Άτομα.
- Βρείτε τον χρήστη στη λίστα επισκεπτών.
- Κάντε κλικ στις τρεις οριζόντιες κουκκίδες στην άκρα δεξιά πλευρά της οθόνης.
- Επιλέξτε Κατάργηση από τη λίστα επιλογών.
Στα Windows 10
Όταν προσθέτετε καλεσμένους σε μια συγκεκριμένη εργασία, συνήθως ορίζετε τη ρύθμιση άδειας αμέσως. Φυσικά, μερικές φορές, το επίπεδο εμπλοκής τους αλλάζει καθώς το έργο συνεχίζεται. Ίσως χρειαστεί να συμμετέχουν πιο ενεργά αφήνοντας σχόλια ή επεξεργάζοντας τα αρχεία. Ευτυχώς, το ClickUp σάς επιτρέπει να αλλάξετε το επίπεδο απόστασης σε οποιοδήποτε δεδομένο σημείο. Δείτε πώς να το κάνετε:
- Ανοίξτε το μενού διαχειριστή κάνοντας κλικ στο avatar σας.
- Κάντε κλικ στην κατηγορία Άτομα και εντοπίστε τον επισκέπτη στη λίστα σας.
- Στην περιοχή Access, κάντε κλικ στον επιθυμητό φάκελο, λίστα ή εργασία.
- Θα εμφανιστεί ένα μικρό αναδυόμενο παράθυρο. Κάντε κλικ στην τρέχουσα ρύθμιση άδειας στην κάτω δεξιά γωνία.
- Επιλέξτε μια νέα ρύθμιση από την αναπτυσσόμενη λίστα.
Υπάρχει ένας άλλος τρόπος για να προσδιορίσετε ποιες λειτουργίες θα εμφανίζονται στην προβολή επισκέπτη. Εάν θέλετε να παραχωρήσετε σε κάποιον περισσότερη πρόσβαση, αλλά δεν θέλετε να δειτα παντα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δικαιώματα διαχειριστή για να το αποκρύψετε. Για παράδειγμα, λειτουργίες όπως η παρακολούθηση χρόνου, οι εκτιμήσεις χρόνου, τα προσαρμοσμένα πεδία και οι ετικέτες μπορούν όλα να αποκρύπτονται από τους φιλοξενούμενους χρήστες, εάν το επιλέξετε. Εδώ είναι τι πρέπει να κάνετε:
- Ανοίξτε τη σελίδα Άτομα στο μενού Διαχειριστής και εντοπίστε τον επισκέπτη.
- Στην περιοχή Δικαιώματα στην άκρα δεξιά πλευρά της οθόνης, θα δείτε τις δυνατότητες. Κάντε κλικ στο αντίστοιχο σύμβολο για να αποκρύψετε ή να εμφανίσετε ένα συγκεκριμένο χαρακτηριστικό.
Σε Android (και iPhone)
Όπως αναφέρθηκε, οι εκδόσεις για κινητά είναι περιορισμένες όσον αφορά τη διαχείριση επισκεπτών και μελών. Ωστόσο, υπάρχουν άλλες ενέργειες που μπορείτε να κάνετε που κάνουν την εφαρμογή να αξίζει τον κόπο:
- Δημιουργήστε νέες εργασίες
- Ενημέρωση και επεξεργασία εργασιών
- Συνεργαστείτε με τους συναδέλφους σας και τα μέλη του προσωπικού
- Δείτε τη λίστα υποχρεώσεων σας
- Μείνετε ενήμεροι μέσω ειδοποιήσεων push
Πρόσθετες συχνές ερωτήσεις
Μπορούν οι επισκέπτες να επεξεργαστούν χώρους, φακέλους ή λίστες εργασιών;
Ναι, αν τους δώσεις άδεια. Οι επισκέπτες μπορούν να κάνουν μόνο ό,τι τους επιτρέπετε, κάτι που μπορεί να εξασφαλίσει ένα από τα ακόλουθα:
πώς να κατεβάσετε μια εικόνα από το google
• Προβολή – μπορούν να δουν τα κοινόχρηστα δεδομένα.
• Σχόλιο – μπορούν να προσθέσουν σχόλια ή στοιχεία, αλλά δεν μπορούν να επεξεργαστούν.
• Δημιουργία και επεξεργασία – μπορούν να δημιουργήσουν νέους φακέλους, να εισάγουν νέα δεδομένα ή να κάνουν αλλαγές σε υπάρχουσες λειτουργίες.
Ωστόσο, για να αποκτήσετε πρόσβαση σε όλο το φάσμα των δικαιωμάτων, πρέπει να εγγραφείτε για ένα πρόγραμμα επί πληρωμή. Επίσης, οι επισκέπτες μπορούν να προσκληθούν μόνο σε μεμονωμένες λειτουργίες του χώρου εργασίας, όπως λίστες, φακέλους ή εργασίες. Δεν μπορείτε να τα προσθέσετε σε ολόκληρο τον Χώρο εργασίας εκτός και αν έχουν αναβαθμιστεί σε κατάσταση μέλους.
Τι συμβαίνει όταν ξεμείνω από θέσεις επισκεπτών;
Κάθε πρόγραμμα επί πληρωμή έχει έναν αριθμό διαθέσιμων θέσεων επισκεπτών:
• Απεριόριστο πρόγραμμα: πέντε θέσεις επισκεπτών ανά μέλος και δύο ακόμη με κάθε επιπλέον μέλος του Workspace.
• Επιχειρηματικό σχέδιο: 10 θέσεις επισκεπτών ανά μέλος και λαμβάνετε άλλες πέντε για κάθε πρόσθετο μέλος του Space.
• Enterprise Plan: Ίδιος αριθμός προσκεκλημένων με το Business Plan, με ορισμένες επιπλέον επιλογές διαχειριστή. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσδιορίσετε ποιος έχει την εξουσία να προσκαλεί επισκέπτες ή να απαγορεύσει εντελώς τη λειτουργία.
sims 4 μπορείτε να αλλάξετε τα χαρακτηριστικά
Με απλά λόγια, κάθε φορά που προσθέτετε ένα νέο μέλος στον χώρο εργασίας σας, το ClickUp σας παραχωρεί άλλη μια θέση επισκέπτη. Λάβετε υπόψη ότι το σύστημα αφορά μόνο χρήστες που διαθέτουν άδεια. Η πλατφόρμα σάς επιτρέπει να προσθέσετε έναν απεριόριστο αριθμό προσκεκλημένων μόνο για προβολή, ανεξάρτητα από το σχέδιο.
Γίνετε ο Καλεσμένος μας
Οι διαχειριστές του χώρου εργασίας μπορούν να προσθέσουν επισκέπτες σε μεμονωμένες λίστες, εργασίες και φακέλους με μερικά απλά βήματα. Δεδομένου ότι το ClickUp είναι ένα αρκετά απλό εργαλείο συνεργασίας, δεν χρειάζεται να είστε καλά γνώστες για να το βρείτε. Επίσης, με το κατάλληλο πρόγραμμα συνδρομής, μπορείτε να αποφασίσετε το επίπεδο πρόσβασης για κάθε χρήστη.
Εάν η εργασία εκτός σύνδεσης σας κρατά πιο συγκεντρωμένους, μπορείτε να κάνετε λήψη της έκδοσης για επιτραπέζιους υπολογιστές τόσο για macOS όσο και για Windows 10. Οι εφαρμογές σάς επιτρέπουν να διαχειρίζεστε τη λίστα καλεσμένων σας με ευκολία, καθώς η διεπαφή είναι σχεδόν ίδια με την έκδοση cloud. Ωστόσο, το ClickUp για κινητά είναι ελαφρώς πιο περιοριστικό, αλλά μπορεί να σας φανεί χρήσιμο.
Χρησιμοποιείτε το ClickUp για διαχείριση έργου; Ποιες είναι οι εμπειρίες σας με το εργαλείο; Σχολιάστε παρακάτω και πείτε μας αν υπάρχει, πράγματι, τρόπος να προσθέσετε επισκέπτες με το κινητό σας τηλέφωνο.
