Εάν πρέπει να ελευθερώσετε χώρο στο γραμματοκιβώτιο του Outlook χωρίς να χρειάζεται να διαγράψετε μηνύματα, ίσως θέλετε να μάθετε πώς να τα εξάγετε. Ευτυχώς, το Outlook έχει σχεδιαστεί για να φιλοξενεί διάφορα σενάρια, ώστε να μπορείτε να εξάγετε τα email σας από το λογαριασμό σας στο Outlook ανά πάσα στιγμή, οπουδήποτε.
Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πόσο εύκολο είναι να εξάγετε και να εισάγετε πολλά ή μοναδικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον υπολογιστή σας χρησιμοποιώντας το Microsoft Outlook 2013 και νωρίτερα.
Τρόπος εξαγωγής όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook
Για να εξαγάγετε το email σας από το Outlook και να το αποθηκεύσετε ως αρχείο .pst, κάντε τα εξής:
- Αποκτήστε πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook.
- Επιλέξτε Αρχείο> Επιλογές> Για προχωρημένους.
- Από την Εξαγωγή, επιλέξτε Εξαγωγή.
- Επιλέξτε Εξαγωγή σε αρχείο και κάντε κλικ στο Επόμενο.
- Επιλέξτε Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst)> Επόμενο.
- Επιλέξτε το φάκελο ανώτερου επιπέδου που θέλετε να εξαγάγετε.
- Αυτό θα περιλαμβάνει όλες τις καταχωρίσεις ημερολογίου, τις επαφές και τις εργασίες σας κ.λπ.
- Επιλέξτε Επόμενο.
- Επιλέξτε Αναζήτηση για να ονομάσετε το αρχείο και επιλέξτε την τοποθεσία αποθήκευσης και στη συνέχεια Εντάξει για να συνεχίσετε> Τέλος.
Τρόπος εξαγωγής όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook στο Gmail
Για να εξαγάγετε όλα τα email σας από το Outlook και να τα εισαγάγετε στο λογαριασμό σας στο Gmail, κάντε τα εξής:
- Αποκτήστε πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook.
- Επιλέξτε Αρχείο και μετά Άνοιγμα & Εξαγωγή.
- Κάντε κλικ στο Εισαγωγή / Εξαγωγή.
- Επιλέξτε Εξαγωγή σε αρχείο> Επόμενο.
- Επιλέξτε Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst)> Επόμενο.
- Επιλέξτε τον λογαριασμό σας, επιλέξτε το πλαίσιο Συμπερίληψη υποφακέλων> Επόμενο.
- Επιλέξτε την τοποθεσία για να αποθηκεύσετε το αρχείο> Τέλος και κλείστε το Outlook.
- Αποκτήστε πρόσβαση στο λογαριασμό σας στο Gmail στο Outlook.
- Επιλέξτε Αρχείο και μετά Άνοιγμα & Εξαγωγή.
- Κάντε κλικ στο Εισαγωγή / Εξαγωγή.
- Κάντε κλικ στο Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο και στη συνέχεια Επόμενο.
- Επιλέξτε Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst) και στη συνέχεια Επόμενο.
- Επιλέξτε το εξαγόμενο αρχείο .pst που έχει αποθηκευτεί στο Βήμα 6.
- Επιλέξτε Επόμενο> προσαρμογή των επιλογών εισαγωγής> Τέλος.
Τρόπος εξαγωγής όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook Web App
Για να εξαγάγετε το email σας από την έκδοση ιστού του Outlook, κάντε τα εξής:
- Πρόσβαση Outlook OWA και συνδεθείτε στον λογαριασμό σας.
- Επιλέξτε Αρχείο> Εισαγωγή και εξαγωγή.
- Επιλέξτε Εξαγωγή σε αρχείο> Αρχείο δεδομένων του Outlook.
- Αυτό θα μεταφέρει τα email σας σε ένα αρχείο PST.
Τρόπος εξαγωγής όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook στο Excel
Για να εξαγάγετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel, κάντε τα εξής:
- Αποκτήστε πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook.
- Επιλέξτε Αρχείο και μετά Άνοιγμα & Εξαγωγή.
- Κάντε κλικ στο Εισαγωγή / Εξαγωγή.
- Από την επισήμανση 'Οδηγός εισαγωγής και εξαγωγής' Εξαγωγή σε αρχείο> Επόμενο.
- Στο πλαίσιο διαλόγου Εξαγωγή σε αρχείο, επισημάνετε Τιμές διαχωρισμένες με κόμμα> Επόμενο.
- Από το νέο παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή σε αρχείο, επισημάνετε το φάκελο αλληλογραφίας για εξαγωγή μηνυμάτων και κάντε κλικ στο Επόμενο.
- Από το τρίτο πλαίσιο διαλόγου Εξαγωγή σε αρχείο, επιλέξτε Αναζήτηση.
- Από το πλαίσιο διαλόγου αναζήτησης, καθορίστε το φάκελο για να αποθηκεύσετε το εξαγόμενο αρχείο και, στη συνέχεια, εισαγάγετε το όνομα του αρχείου> Εντάξει.
- Τα email σας θα εξαχθούν ως αρχείο .CSV και θα αποθηκευτούν στον επιλεγμένο φάκελό σας.
Τρόπος εξαγωγής όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook σε Mac
Για να εξαγάγετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook μέσω Mac, κάντε τα εξής:
Σημείωση : Η εξαγωγή των email σας στο Outlook θα δημιουργήσει ένα αρχείο .OLM, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο σε υπολογιστές Mac.
- Αποκτήστε πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook.
- Επιλέξτε Αρχείο> Εξαγωγή.
- Επιλέξτε όλο το περιεχόμενο που θέλετε να εξαγάγετε, επαφές, σημειώσεις, εργασίες κ.λπ. και μετά Συνέχεια.
- Εισαγάγετε το όνομα του αρχείου και επιλέξτε πού θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο και μετά Αποθήκευση.
- Το Outlook θα δημιουργήσει τώρα το αρχείο .OLM και θα το αποθηκεύσει στον υπολογιστή σας.
Τρόπος εξαγωγής πολλαπλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook σε PDF
Για να εξαγάγετε πολλά email από το Outlook σε ένα αρχείο PDF, κάντε τα εξής:
- Αποκτήστε πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook.
- Επιλέξτε τα email που θέλετε να εξαγάγετε.
- Επιλέξτε Αρχείο> Αποθήκευση ως.
- Στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως, εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου και επιλέξτε τη θέση για να αποθηκεύσετε το αρχείο PDF.
- Επιλέξτε HTML από τη λίστα Αποθήκευση ως τύπου και μετά Αποθήκευση.
- Μεταβείτε στην τοποθεσία του αρχείου HTML.
- Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Άνοιγμα με> Word.
- Μόλις ανοίξει το αρχείο στο Word, επιλέξτε Αρχείο> Αποθήκευση ως.
- Από το πλαίσιο διαλόγου επιλέξτε την τοποθεσία για να αποθηκεύσετε το PDF.
- Στο Save As Type επιλέξτε .pdf.
- Στη συνέχεια, για να μετατρέψετε το αρχείο Outlook PST σε PDF επιλέξτε Αποθήκευση.
- Τα email σας θα αποθηκευτούν τώρα σε μορφή PDF.
- Τα email σας θα αποθηκευτούν τώρα σε μορφή PDF.
Πρόσθετες συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να αποθηκεύσω όλα τα email μου για προσωπική δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας;
Όλα τα email σας μπορούν να αποθηκευτούν στον υπολογιστή σας για μελλοντική ανάκτηση κάνοντας τα εξής:
ποιος είναι ο αριθμός τηλεφώνου αυτού του τηλεφώνου
• Αποκτήστε πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook.
• Επιλέξτε Αρχείο και μετά Άνοιγμα & Εξαγωγή.
• Κάντε κλικ στο Εισαγωγή / Εξαγωγή.
• Επιλέξτε Εξαγωγή σε αρχείο> Επόμενο.
• Επιλέξτε Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst)> Επόμενο.
• Επιλέξτε το φάκελο που θέλετε να εξαγάγετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο.
• Επιλέξτε ένα όνομα και μια τοποθεσία για να αποθηκεύσετε το αρχείο .pst και μετά επιλέξτε «« Τέλος.
Πώς μπορώ να μεταφέρω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook σε άλλο υπολογιστή;
Για να μεταφέρετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον λογαριασμό σας για αποθήκευση σε USB stick ή εξωτερικό σκληρό δίσκο, κάντε τα εξής:
1. Αποκτήστε πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook.
2. Επιλέξτε Αρχείο> Επιλογές> Για προχωρημένους.
3. Από την Εξαγωγή επιλέξτε Εξαγωγή.
4. Επιλέξτε Εξαγωγή σε αρχείο Επόμενο.
5. Επιλέξτε Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst)> Επόμενο.
6. Επιλέξτε το φάκελο ανώτερου επιπέδου που θέλετε να εξαγάγετε.
- Αυτό θα περιλαμβάνει όλες τις καταχωρίσεις ημερολογίου, τις επαφές και τις εργασίες σας κ.λπ.
7. Επιλέξτε Επόμενο και στη συνέχεια συνδέστε το USB stick ή τον εξωτερικό σκληρό δίσκο.
8. Επιλέξτε Αναζήτηση και εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου και επιλέξτε την εξωτερική σας συσκευή.
9. Επιλέξτε Ok για να συνεχίσετε και μετά Finish.
Από τη νέα συσκευή:
• Προσθέστε και αποκτήστε πρόσβαση στην εξωτερική συσκευή σας.
• Πλοηγηθείτε στο αποθηκευμένο αρχείο .pst.
• Αποθηκεύστε το αρχείο στην επιφάνεια εργασίας.
Πώς μπορώ να κατεβάσω όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από διακομιστή στο Outlook;
Πώς μπορώ να κατεβάσω όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από διακομιστή στο Outlook;
Ο ευκολότερος τρόπος για να λάβετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον διακομιστή Exchange είναι να κάνετε τα εξής:
• Αποκτήστε πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook.
• Ανοίξτε ένα φάκελο και μετακινηθείτε προς τα κάτω προς τα κάτω.
• Εάν υπάρχουν περισσότερα στοιχεία για αυτόν το φάκελο στον διακομιστή Exchange, θα δείτε ένα κλικ εδώ για να δείτε περισσότερα στο σύνδεσμο Microsoft Exchange.
• Επιλέξτε το σύνδεσμο και το Outlook θα πραγματοποιήσει λήψη όλων των μηνυμάτων από το διακομιστή στον υπολογιστή σας.
Πώς μπορώ να εξαγάγω ένα μεμονωμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook;
Θα εξετάσουμε τρεις τρόπους για να εξαγάγουμε ένα μόνο email από τον λογαριασμό σας στο Outlook. Η πρώτη μέθοδος είναι η αντιγραφή και επικόλληση:
1. Αποκτήστε πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook.
2. Επιλέξτε το email που θέλετε να εξαγάγετε και, στη συνέχεια, πατήστε 'Ctrl + C' για να το αντιγράψετε.
- Θα αντιγραφεί ως αρχείο MSG.
3. Πρόσβαση και άνοιγμα της τοποθεσίας ή του φακέλου στον οποίο θέλετε να αντιγράψετε το μήνυμα και στη συνέχεια πατήστε 'Ctrl + V' για να επικολλήσετε το μήνυμα.
Μπορείτε επίσης να το αποθηκεύσετε ως αρχείο TXT / HTML / HTM:
1. Αποκτήστε πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook.
2. Επιλέξτε Αρχείο> Αποθήκευση ως.
3. Επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε το email.
4. Από τη λίστα Αποθήκευση ως τύπου, επιλέξτε τον τύπο αρχείου.
• Το email θα αποθηκευτεί ως θέμα, εάν θέλετε να το αλλάξετε προσθέστε το νέο όνομα αρχείου εδώ.
5. Επιλέξτε Αποθήκευση.
Εάν η έκδοση του Outlook που χρησιμοποιείτε υποστηρίζει τη δυνατότητα Εκτύπωση σε PDF, κάντε τα εξής για να την εξαγάγετε ως PDF:
πώς να χαράξετε έναν κωδικό πρόσβασης των Windows 10
• Αποκτήστε πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook.
• Επιλέξτε το email για εξαγωγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αρχείο> Εκτύπωση.
• Επιλέξτε το Memo Style από τις Ρυθμίσεις.
• Από την ενότητα εκτυπωτή, καθορίστε τον εκτυπωτή ως Microsoft Print σε PDF και μετά επιλέξτε Print.
• Από το παράθυρο διαλόγου Save Print Output As, επιλέξτε την τοποθεσία αποθήκευσης και το όνομα αρχείου.
• Επιλέξτε Αποθήκευση.
Πώς μπορώ να εισαγάγω μηνύματα email στο Outlook;
Εάν έχετε εξαγάγει και διαγράψει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας από το Outlook και θέλετε να τα εισαγάγετε ξανά, κάντε τα εξής:
1. Αποκτήστε πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook.
2. Επιλέξτε Αρχείο και στη συνέχεια Άνοιγμα & Εξαγωγή.
3. Επιλέξτε Εισαγωγή / Εξαγωγή για να ξεκινήσετε τον Οδηγό εισαγωγής / εξαγωγής.
4. Κάντε κλικ στο Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο και στη συνέχεια Επόμενο.
5. Επιλέξτε Αρχείο δεδομένων του Outlook (.pst)> Επόμενο.
6. Επιλέξτε το προηγούμενο αποθηκευμένο .pst για εισαγωγή.
7. Από τις Επιλογές επιλέξτε πώς θέλετε να εισαγάγετε τα δεδομένα σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο.
• Εάν εκχωρήσατε έναν κωδικό πρόσβασης στο αρχείο .pst εισάγετε τον τώρα.
8. Επιλέξτε Ok και στη συνέχεια το γραμματοκιβώτιο ή το φάκελο στον οποίο θέλετε να εισαγάγετε τα δεδομένα του Outlook.
9. Επιλέξτε Τέλος.
Κρατήστε ένα προσωπικό αντίγραφο των email σας για πάντα
Οι ιδιοφυΐες πίσω από το Outlook γνωρίζουν πόσο γρήγορα τα γραμματοκιβώτια μας γεμίζουν και μας έδωσαν τη λειτουργία 'Οδηγός εισαγωγής / εξαγωγής' για να παρακάμψουμε αυτό. Μπορούμε να αποθηκεύσουμε αντίγραφα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουμε λάβει από την αρχή του χρόνου - εάν το επιθυμούμε - χωρίς να επικοινωνήσουμε με μια ομάδα υποστήριξης πληροφορικής.
Τώρα που γνωρίζετε πόσο απλό είναι να εξάγετε τα μηνύματά σας, θα θέλαμε να μάθουμε αν έχετε αποφασίσει να τα εξαγάγετε όλα ή μόνο μερικά επιλεγμένα; Ενημερώστε μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.
