Όπως τα περισσότερα άτομα, πιθανότατα χρησιμοποιείτε το Excel για σοβαρές εργασίες, όπως σχολικά ή εργασιακά έργα. Έτσι, τα αρχεία στα οποία εργάζεστε είναι πολύ σημαντικά. Σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά, όπως διακοπή ρεύματος ή κλείσετε το έγγραφο κατά λάθος, δεν υπάρχει λόγος πανικού.
Το Office 365 διαθέτει την επιλογή Αυτόματη αποθήκευση, η οποία αποθηκεύει τα αρχεία Excel, Word και PowerPoint κάθε λίγα δευτερόλεπτα. Το Office 2016 και η παλαιότερη έκδοση της σουίτας έχουν την επιλογή AutoRecover, η οποία σας επιτρέπει να ανακτήσετε αρχεία που δεν αποθηκεύτηκαν σωστά.
Διαβάστε παρακάτω και μάθετε περισσότερα σχετικά με τις δυνατότητες αυτόματης αποθήκευσης και αυτόματης ανάκτησης του Excel.
Αυτόματη αποθήκευση του Excel
Εάν έχετε εγγραφεί στο Office 365, τα αρχεία του Office θα αποθηκευτούν αυτόματα με την επιλογή Αυτόματη αποθήκευση. Αυτή η επιλογή είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή και μπορείτε να την δείτε στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου του Excel. Η Αυτόματη αποθήκευση θα αποθηκεύει αρχεία απευθείας στον λογαριασμό σας στο OneDrive Microsoft Cloud ή στο SharePoint Online.
Μπορείτε να απενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή μετακινώντας το ρυθμιστικό. Σε περίπτωση που το εικονίδιο Αυτόματης αποθήκευσης είναι γκρι, τα αρχεία σας πιθανότατα αποθηκεύονται σε τοποθεσία διαφορετική από το σύννεφο (π.χ. τοπικό φάκελο στον υπολογιστή σας ή σε διακομιστή).
Γενικά, θέλετε η επιλογή Αυτόματη αποθήκευση να είναι ενεργοποιημένη ανά πάσα στιγμή, γιατί ποτέ δεν ξέρετε πότε θα τη χρειαστείτε. Δεν μπορείτε να προγραμματίσετε καταστάσεις όπως διακοπές ρεύματος ή κατά λάθος κλείσιμο του Excel.
Σε περίπτωση που αναρωτιέστε πόσο συχνά γίνεται αυτόματη αποθήκευση του Excel, ο προεπιλεγμένος χρόνος είναι κάθε δέκα λεπτά. Μπορείτε να αλλάξετε αυτήν τη ρύθμιση, αν και η διαδικασία θα εξηγηθεί μετά την ενότητα Αυτόματη ανάκτηση, καθώς οι διαδρομές για το Office 365 και παλαιότερες εκδόσεις είναι ίδιες.
Πρόβλημα αυτόματης αποθήκευσης
Παρόλο που η δυνατότητα αυτόματης αποθήκευσης είναι πολύ χρήσιμη ανά πάσα στιγμή, υπάρχει κάποιο πρόβλημα για τους οποίους παραπονέθηκαν ορισμένοι χρήστες. Το πρόβλημα προκύπτει όταν προσπαθείτε να αποθηκεύσετε ένα αρχείο χρησιμοποιώντας το Save As και έχετε ενεργοποιήσει την επιλογή AutoSave.
πρόγραμμα ενημέρωσης Google Street View 2016
Οι αλλαγές που κάνετε πριν χρησιμοποιήσετε την εντολή Save As θα ενημερώσουν το αρχικό αρχείο, ακόμα κι αν δεν το θέλετε. Εάν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία Αποθήκευση ως και ονομάστε το νέο αρχείο κάτι διαφορετικό από το πρωτότυπο, μπορεί να προκαλέσει προβλήματα και σύγχυση.
Οι άνθρωποι παραπονέθηκαν για αυτό και η Microsoft άκουσε. Στα προγράμματα του Office 365, συμπεριλαμβανομένου του Excel, η Microsoft παρουσίασε μια νέα δυνατότητα αποθήκευσης αντιγράφων. Αυτή η λειτουργία σάς βοηθά να αποφύγετε λάθη με την Αυτόματη αποθήκευση. Τώρα τα αρχεία μπορούν να αποθηκευτούν ακριβώς όπως θέλατε, χωρίς να κάνετε αλλαγές στο πρωτότυπο.
Αυτόματη ανάκτηση του Excel
Το AutoSave δεν ήταν κάτι στις προηγούμενες δόσεις του Office. Το Excel 2016 και παλαιότερες εκδόσεις έχουν την επιλογή Αυτόματη ανάκτηση. Αυτή η δυνατότητα χρησιμεύει επίσης ως προστασία από απροσδόκητες συνθήκες που θα μπορούσαν να διαγράψουν τα αρχεία σας.
Για παράδειγμα, όταν το Excel διακόπτεται λόγω έλλειψης ενέργειας, την επόμενη φορά που θα το ανοίξετε, θα δείτε ένα παράθυρο ανάκτησης εγγράφων. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε να ανακτήσετε το αρχείο ή να το απορρίψετε. Θα δείτε την ακριβή ημερομηνία και ώρα του αρχείου, ώστε να μπορείτε να προσδιορίσετε ακριβώς ποιο αρχείο είναι.
Εάν χάσατε πολλά αρχεία, θα εμφανίζονται όλα. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε από αυτά και να κάνετε προεπισκόπηση πριν αποφασίσετε εάν θα τα διατηρήσετε ή όχι. Μια συμβουλή, διατηρήστε τον χρόνο ανάκτησης στον προεπιλεγμένο χρόνο δέκα λεπτών ή κάντε τον ακόμη πιο σύντομο.
Πώς να αλλάξετε τα χρονόμετρα αυτόματης αποθήκευσης και αυτόματης ανάκτησης
Προβλήματα μπορεί να προκύψουν ανά πάσα στιγμή. Εάν βρίσκεστε σε ένα σημαντικό έργο, είναι καλύτερο να προγραμματίσετε δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αρχείων. Δεν θέλετε να χάσετε τα δεδομένα σας, γι 'αυτό το χρονόμετρο Excel AutoSave ή AutoRecover πρέπει να οριστεί στο ελάχιστο.
Δείτε πώς μπορείτε να αλλάξετε τα χρονόμετρα αυτόματης αποθήκευσης και αυτόματης ανάκτησης (η ίδια διαδρομή είναι η ίδια για οποιαδήποτε έκδοση του Excel):
κάντε κλικ εδώ για να εισαγάγετε τα πιο πρόσφατα διαπιστευτήριά σας
- Ανοίξτε το Excel στον υπολογιστή σας.
- Κάντε κλικ στο μενού Αρχείο στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης.
- Επιλέξτε Επιλογές από το αναπτυσσόμενο μενού.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αποθήκευση στα αριστερά.
- Μπορείτε να επιλέξετε τη μορφή αρχείου και να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τις επιλογές AutoSave / AutoRecover εδώ. Βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην Αυτόματη αποθήκευση / Αυτόματη ανάκτηση έχει επισημανθεί, όπως και το παρακάτω - Διατηρήστε την τελευταία αυτόματη έκδοση εάν κλείσω χωρίς αποθήκευση.
- Καθορίστε πόσο συχνά η Αυτόματη αποθήκευση ή η Αυτόματη ανάκτηση αποθηκεύουν πληροφορίες (εισαγάγετε έναν αριθμό από 1 έως 120, ο χρόνος μετράται σε λεπτά).
Μην χάσετε δεδομένα
Η απώλεια ενός αρχείου Excel στο οποίο έχετε εργαστεί για ώρες είναι ένας εφιάλτης. Συνέβη σε όλους, τουλάχιστον μία φορά. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για αυτό, απλώς ενεργοποιήστε την Αυτόματη αποθήκευση και την Αυτόματη ανάκτηση και θα είστε ασφαλείς.
Ο χρονοδιακόπτης αυτόματης ανάκτησης μπορεί να ρυθμιστεί σε μόλις 1 λεπτό, απλώς σημειώστε ότι αυτό μπορεί να επηρεάσει την απόδοση του Excel. Ακόμα κι έτσι, μάλλον δεν θα παρατηρήσετε καν τη διαφορά. Αυτό το χαρακτηριστικό είναι πολύ ωφέλιμο για παραμέληση
Πώς ρυθμίζεται ο χρονοδιακόπτης σας για αυτόματη ανάκτηση και αυτόματη αποθήκευση; Χρειάστηκε ποτέ αυτή η δυνατότητα; Ενημερώστε μας στην ενότητα σχολίων, θα χαρούμε να σας ακούσουμε.
