Εάν χρησιμοποιείτε τα Υπολογιστικά φύλλα Google για επιχειρήσεις ή για έναν οργανισμό, είναι κλειδί το κλείδωμα ή η προστασία με άλλο τρόπο. Η τυχαία τροποποίηση ή η διαγραφή, οι κακόβουλες αλλαγές ή τα γενικά σφάλματα ή τα λάθη μπορεί να σας προκαλέσουν να χάσετε την εργασία σας και ενώ η Google διατηρεί ένα αντίγραφο ασφαλείας της, εξακολουθεί να χάνεται χρόνος. Εάν θέλετε να περιορίσετε την επεξεργασία για συγκεκριμένα κελιά ή να προστατεύσετε άλλες πτυχές των Υπολογιστικών φύλλων Google, αυτός ο οδηγός είναι για εσάς.
Τα Φύλλα Google είναι το ισοδύναμο του Excel και παρέχει ορισμένα βασικά αλλά ισχυρά εργαλεία υπολογιστικών φύλλων στο cloud. Χρησιμοποιώ πολύ τα Φύλλα Google και τα Έγγραφα. Αν και τίποτα να εξετάσουμε, περιέχουν όλα τα απαραίτητα εργαλεία που είναι απαραίτητα για την παραγωγικότητα. Μπορεί να μην είναι τόσο σε βάθος όσο το Office ή να έχουν πολλές λειτουργίες, αλλά αν δεν είστε λογιστής ή διαχειριστής έργου, δεν θα χρησιμοποιήσετε τα μισά εργαλεία που συνοδεύουν το Office.
Υπάρχουν μερικοί τρόποι για την προστασία της εργασίας σας στα Υπολογιστικά φύλλα Google. Θα σας δείξω μερικά από αυτά.
Κλειδώστε κελιά στα Υπολογιστικά φύλλα Google
Για να περιορίσετε την επεξεργασία για συγκεκριμένα κελιά στα Υπολογιστικά φύλλα Google, τα κλειδώνετε. Με αυτόν τον τρόπο, μόνο εσείς ή κάποιος που προσθέτετε στη λίστα εγκεκριμένων μπορεί να τροποποιήσει αυτά τα κελιά. Όλα τα άτομα με άδεια να τα δουν και να τα δουν, αλλά να μην τα τροποποιήσουν. Είναι ένας πρακτικός τρόπος να ελέγχετε ποιος κάνει τι με τα έγγραφά σας.
πώς να πείτε αν η κάρτα γραφικών σας πάει άσχημα
Υπάρχουν δύο βασικοί τρόποι για να το κάνετε αυτό. Μπορείτε να επιλέξετε κελιά και να τα κλειδώσετε ή να επιλέξετε ολόκληρο το φύλλο και να προσθέσετε εξαιρέσεις. Θα σας δείξω την πρώτη μέθοδο εδώ και τη μέθοδο εξαίρεσης σε ένα λεπτό.
- Ανοίξτε το φύλλο σας και επιλέξτε το εύρος των κελιών που θέλετε να κλειδώσετε.
- Επιλέξτε Δεδομένα και προστατευμένα φύλλα και εύρη. Θα εμφανιστεί μια γραμμή μενού στα δεξιά.
- Δώστε στο κλείδωμα ένα νόημα όνομα και επιλέξτε Ορισμός δικαιωμάτων.
- Επιλέξτε Περιορισμός ποιος μπορεί να επεξεργαστεί αυτό το εύρος και να το ορίσει σε Μόνο εσείς ή να προσθέσετε άλλους από την επιλογή Προσαρμογή.
- Επιλέξτε Τέλος μόλις τελειώσετε.
Μπορείτε να προσθέσετε άλλα άτομα με τη διεύθυνση Gmail τους ή να επιλέξετε από μια λίστα ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο έχετε ρυθμίσει τα Υπολογιστικά φύλλα Google. Μόλις ολοκληρωθεί, τα κελιά που καθορίσατε θα κλειδωθούν σε οποιονδήποτε εκτός από τον οποίο επιτρέπετε. Το κλείδωμα είναι αόρατο έως ότου κάποιος προσπαθήσει να το τροποποιήσει που δεν περιλαμβάνεται στη λίστα.
Εάν δεν θέλετε να κλειδώσετε εντελώς τα κελιά, μπορείτε να εμφανίσετε ένα προειδοποιητικό μήνυμα. Αυτό σας επιτρέπει να ειδοποιήσετε τον επεξεργαστή ότι τα κελιά που πρόκειται να επεξεργαστούν είναι σημαντικά και να είστε πολύ προσεκτικοί.
- Ανοίξτε το φύλλο σας και επιλέξτε το εύρος των κελιών που θέλετε να κλειδώσετε.
- Επιλέξτε Δεδομένα και προστατευμένα φύλλα και εύρη. Θα εμφανιστεί μια γραμμή μενού στα δεξιά.
- Δώστε ένα όνομα στο κλείδωμα και επιλέξτε Ορισμός δικαιωμάτων.
- Επιλέξτε Εμφάνιση προειδοποίησης κατά την επεξεργασία αυτού του εύρους.
- Επιλέξτε Τέλος.
Με αυτήν τη ρύθμιση, οποιοσδήποτε πρόκειται να επεξεργαστεί το προστατευμένο κελί θα δει μια αναδυόμενη προειδοποίηση που θα του λέει «Προσοχή! Προσπαθείτε να επεξεργαστείτε μέρος αυτού του φύλλου που δεν πρέπει να αλλάξει κατά λάθος. Επεξεργασία ούτως ή άλλως; »Υπάρχει επίσης ένα συγκεκριμένο κουμπί OK για να βεβαιωθείτε ότι ο επεξεργαστής θέλει πραγματικά να αλλάξει το κελί. Αυτό είναι χρήσιμο για να υπενθυμίσετε σε αυτούς που εμπιστεύεστε να επεξεργαστείτε το Φύλλο σας ότι αυτά τα συγκεκριμένα κελιά απαιτούν επιπλέον προσοχή.
Κλειδώστε ολόκληρο το φύλλο Google
Εάν το κλείδωμα των κελιών δεν είναι αρκετό, μπορείτε να κλειδώσετε ολόκληρο το Φύλλο Google για να το διαβάσετε μόνο για όλους, αλλά για εγκεκριμένους χρήστες. Ακολουθεί μια παρόμοια διαδικασία με τα παραπάνω, αλλά καθιστά ολόκληρο το φύλλο άθικτο παρά συγκεκριμένα κελιά. Εάν παρουσιάζετε ή μοιράζεστε το Φύλλο σας και δεν θέλετε να το χάσετε, έτσι το προστατεύετε.
- Ανοίξτε το φύλλο που θέλετε να κλειδώσετε.
- Επιλέξτε Δεδομένα και προστατευμένα φύλλα και εύρη. Θα εμφανιστεί μια γραμμή μενού στα δεξιά.
- Επιλέξτε την εναλλαγή φύλλου αντί για εύρος.
- Επιλέξτε το συγκεκριμένο φύλλο εάν υπάρχουν περισσότερα από ένα.
- Επιλέξτε Ορισμός δικαιωμάτων και προσθήκη χρηστών που μπορούν να επεξεργαστούν.
- Επιλέξτε Τέλος.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια διάταξη με το κλείδωμα κυψέλης όσον αφορά το κλείδωμα ή την προειδοποίηση. Χρησιμοποιεί την ίδια ρύθμιση όπως παραπάνω, οπότε δεν θα σας βαρεθώ επαναλαμβάνοντας την.
Προσθήκη εξαιρέσεων κελιού σε ένα κλειδωμένο φύλλο
Ανέφερα παραπάνω ότι υπάρχει ένας δεύτερος τρόπος για να κλειδώσετε τα κελιά και ότι είναι να κλειδώσετε ολόκληρο το φύλλο, αλλά να προσθέσετε κελιά ως εξαίρεση. Εάν έχετε ένα μεγάλο φύλλο και μόνο ένα ή λίγα κελιά για να κλειδώσετε, αυτός μπορεί να είναι ο απλούστερος τρόπος για να το κάνετε. Δείτε πώς:
- Ακολουθήστε την παραπάνω διαδικασία για να κλειδώσετε ολόκληρο το φύλλο Google, αλλά σταματήστε πριν από το βήμα 6.
- Επιλέξτε Εκτός ορισμένων κελιών κάτω από τον επιλογέα φύλλων.
- Προσθέστε τα κελιά που θέλετε να παραμείνουν επεξεργάσιμα εντός του πλαισίου από κάτω. Συνεχίστε μέχρι να περιληφθούν όλα τα κελιά.
- Επιλέξτε Ορισμός δικαιωμάτων και προχωρήστε από εκεί.
Μπορείτε να προσθέσετε μεμονωμένα εύρη επιλέγοντας μία ομάδα και έπειτα επιλέγοντας τον σύνδεσμο Προσθήκη άλλου εύρους από κάτω. Μπορείτε να επαναλάβετε όσο είναι πρακτικό για να ασφαλίσετε πλήρως το Φύλλο σας.
