Τρόπος χρήσης της αντικατάστασης κειμένου στο Office για Mac

Όπως ίσως γνωρίζετε (ειδικά αν διαβάζετε αυτήν την προηγούμενη συμβουλή μου), μπορείτε να διαμορφώσετε προσαρμοσμένες αντικαταστάσεις κειμένου στο Mac. Για παράδειγμα, εάν πληκτρολογείτε τη φράση, επιτρέψτε μου να ξέρω αν έχετε συχνά ερωτήσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια συντόμευση όπως το lmk για να προσθέσετε αυτό το κείμενο χωρίς να χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ολόκληρο το θέμα. Έχω δημιουργήσει προσωπικά έναν τόνο από αυτές τις συντομεύσεις, καθώς πρέπει να στέλνω τις ίδιες οδηγίες ξανά και ξανά σε διαφορετικά άτομα. Αυτό με εξοικονομεί χρόνο! Και αυτές οι συντομεύσεις λειτουργούν σε όλο το Mac: στο Mail, στις σελίδες, στο Outlook…
… Περιμένετε, στην πραγματικότητα δεν λειτουργούν πλέον στο Outlook. Χάρη σε μια σχετικά πρόσφατη ενημέρωση του το γραφείο της Microsoft , τα προγράμματα σε αυτήν τη σουίτα (όπως το Outlook, το Word και το Excel) δεν σέβονται πλέον τις συντομεύσεις στις οποίες έχετε προσθέσει Προτιμήσεις συστήματος> Πληκτρολόγιο> Κείμενο , το οποίο είναι κάπως κακό, αν εξαρτάσαι από αυτούς που στέλνουν γρήγορα μηνύματα μέσω email.
Τα κάπως καλά νέα είναι ότι οι ίδιες οι εφαρμογές του Office διαθέτουν τη δική τους βάση δεδομένων αντικατάστασης κειμένου ως μέρος του Αυτόματη διόρθωση χαρακτηριστικό. Εάν έχετε ήδη προσθέσει συντομεύσεις αντικατάστασης κειμένου στο macOS στις Προτιμήσεις συστήματος, θα πρέπει να τις εισαγάγετε ξανά για το Office, αλλά επειδή όλες οι εφαρμογές του Office μοιράζονται μια ενοποιημένη βάση δεδομένων αντικατάστασης κειμένου, θα πρέπει να το κάνετε μόνο μία φορά . Ας δούμε λοιπόν πώς να χρησιμοποιήσετε αντικαταστάσεις κειμένου στο Office για Mac! Χρησιμοποιούμε Αποψη για τα στιγμιότυπα οθόνης του παραδείγματος, αλλά τα βήματα είναι τα ίδια σε άλλες εφαρμογές του Office όπως το Word.

Αντικατάσταση κειμένου στο Office για Mac

1. Ανοίξτε το Outlook ή το Office για Mac της επιλογής σας. Από προεπιλογή, θα βρείτε τις εφαρμογές στο Dock ή μπορείτε να ελέγξετε το φάκελο Applications επιλέγοντας Finder και χρησιμοποιώντας τη συντόμευση πληκτρολογίου Shift-Command-A ή την επιλογή γραμμής μενού Μετάβαση> Εφαρμογές .



2. Όταν ξεκινήσει το Outlook (ή η εφαρμογή Office), επιλέξτε Outlook> Προτιμήσεις από τα μενού της στην κορυφή.



3. Από το παράθυρο Προτιμήσεις που εμφανίζεται, επιλέξτε Αυτόματη διόρθωση .



προσθήκη συσκευής στον λογαριασμό μου Google

4. Στο παράθυρο Αυτόματης Διόρθωσης, κάντε κλικ στο εικονίδιο συν στην κάτω αριστερή γωνία για να προσθέσετε ένα νέο στοιχείο. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τόσο τη συντόμευση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε (όπως το lmk) όσο και το κείμενο που θέλετε να αντικαταστήσετε τη συντόμευση (όπως Ενημερώστε με αν έχετε απορίες!).



5. Μόλις ολοκληρώσετε την προσθήκη των συντομεύσεων αντικατάστασης κειμένου, κλείστε το παράθυρο της Αυτόματης Διόρθωσης και δοκιμάστε τις συντομεύσεις της Αυτόματης Διόρθωσης πληκτρολογώντας μία από αυτές σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή έγγραφο. Αφού πληκτρολογήσετε τη συντόμευση και πατήσετε το πλήκτρο διαστήματος, το κείμενο αντικατάστασης θα πρέπει να εμφανίζεται αυτόματα.

Όπως σημείωσα, αυτή η αλλαγή θα μεταδοθεί στη συνέχεια στα άλλα προγράμματα του Office, οπότε μόλις ρυθμίσετε την αντικατάσταση κειμένου στο Outlook, θα λειτουργεί σε Word, Excel και Powerpoint . Θέλω να πω, δεν ξέρω γιατί θα χρειαζόμουν ποτέ αυτόματη συμπλήρωση Ενημερώστε με αν έχετε απορίες σχετικά με μια παρουσίαση του PowerPoint. Αλλά τουλάχιστον έχω την επιλογή να το κάνω!
Τέλος, θυμηθείτε ότι μόλις ορίσετε μια συντόμευση αντικατάστασης κειμένου αυτόματης διόρθωσης, οι εφαρμογές του Office θα αντικαταστήσουν αυτόματα αυτούς τους χαρακτήρες με την καθορισμένη φράση σε σχεδόν οποιοδήποτε πλαίσιο. Επομένως, να είστε προσεκτικοί όταν δημιουργείτε αυτές τις συντομεύσεις, ώστε να μην χρησιμοποιείτε ένα κοινό σύνολο γραμμάτων (όπως FYI, LLC κ.λπ.) εκτός εάν, φυσικά, θέλετε πραγματικά να επεκταθούν ή να αντικατασταθούν αυτές οι συντομογραφίες.